Сроки хранения документов в бухгалтерии приказ. Сколько хранить первичку: что недавно сказал Минфин. Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица - ниже) установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах № 212-ФЗ, № 402-ФЗ, № 125-ФЗ, в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Поговорим о них подробнее.

Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС

При выездной налоговой проверке обычно смотрят период, не превышающий три предыдущих года. Если же компания подала уточненную декларацию за более ранний период, смогут проверить и его. Об этом пункт 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Увеличенные сроки проверки предусмотрены также для спецрежимников при выполнении соглашения о разделе имущества, компаний, исключенных из реестра резидентов ОЭЗ в Калининградской области, участников инвестиционного регионального проекта.

Минимальный срок хранения первичных документов по Налоговому законодательству - четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23). Но чтобы не нарушить правила бухучета, их придется хранить пять лет, как того требует закон «О бухгалтерском учете» (в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558, - такой же срок).

Из этого правила есть несколько исключений

Амортизируемое имущество. Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали - четыре года после продажи или учета убытка.

Дебиторская и кредиторская задолженность. Не только акты сверки, но и накладные, платежки, договора нужно хранить четыре года после того, как просроченную дебиторку учтут в расходах или кредиторку в доходах.

Обучение персонала за счет компании. Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.

Убытки. Предположим, ваша компания будет уменьшать текущую прибыль на убытки прошлых лет. В этом случае нужно обеспечить сохранность документов в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки. Более того, в Минфине России считают, что организации обязаны хранить бумаги даже в том случае, если убыточные периоды уже проверены налоговиками. Именно так сказано в письме этого ведомства № 03-03-06/1/278.

Исправление ошибок, перенос расходов (вычета). Если ошибка привела к переплате налога, уточненка необязательна (п. 1 ст. 54 НК РФ). Недочет можно исправить в текущем периоде, но для этого нужны документы прошлых лет период. Поэтому в данном случае нужно отсчитывать четыре года с того периода, в котором исправляли ошибку.

Аналогичным образом определяется срок хранения документов, когда расходы были списаны (вычет по НДС заявлен) не в том году, которым датируется первичка, а в течение последующих трех лет. Считайте четыре года с того момента, когда по данным старой первички посчитали налоги текущего периода.

Сроки хранения документов в организации в 2017 году нарушены: штрафы

Соблюдать сроки хранения документов в организации в 2017 году нужно по нескольком причинам.

Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.

Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб. В-третьих, должностным лицам компании, директору и главбуху грозит штраф по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях: от 5000 до 10 000 руб. - за первичное нарушение, штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет - за второе и последующие нарушения в течение года.

Ниже представлены сроки хранения документов в организации в 2017 году. Таблица не только по документам для ИФНС, но по всем бумагам, которые составляются в компаниях.

Сроки хранения документов в организации в 2017 году:

Вид документа	Срок хранения
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная	Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах	Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов
Таможенные декларации	5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН	Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям	5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) 5 лет после истечения срока действия договора

Хранение кадровых документов в 2017 году

Хранение кадровых документов в 2017 году остается одной из обязанностей работодателей. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Все эти вопросы обсуждаются в данном материале.

Условия хранения кадровых документов в 2017 году

В Российской Федерации на сегодняшний день существует два основных нормативно-правовых акта, регулирующих вопросы хранения архивных кадровых документов. Одним из них является приказ Министерства культуры Российской Федерации N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Другой важный документ - это Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с положениями этих актов можно сформулировать несколько основных правил, которые способы привести порядок хранения кадровых документов в вашей организации в полное соответствие с действующим законодательством.

Каждый документ перед помещением в архив должен быть удостоверен подписью уполномоченного сотрудника.

Дело в том, что наличие личной подписи лица, ответственного за данную сферу деятельности, является обязательным условием вступления в силу любого документа; в противном случае он признается недействительным.

Согласно сложившейся практике, с левой стороны бланка документа ставится обозначение должности сотрудника, а справа от нее размещается собственно подпись указанного лица, а также ее расшифровка, то есть фамилия и инициалы. В случае, если рассматриваемый документ представляет собой личный бланк того или иного должностного лица, указание должности рядом с подписью не является обязательным. Если же лицо, удостоверившее документ, ставит свою подпись на нем на основании доверенности, следует зафиксировать здесь же ее реквизиты.

Ведение дел в архиве должно осуществляться в соответствии с правилами

Для регулирования ведения дел в архиве можно составить отдельный локальный нормативный акт – «Положение об архиве».

В первую очередь, следует правильно проводить группировку документов в зависимости от требований к срокам их хранения, разделяя их на группы бумаг, которые необходимо хранить постоянно и временно. При этом важно следить за тем, чтобы в каждом деле присутствовал один оригинальный экземпляр документа, с которым можно было бы сверить копию в случае необходимости.

Приказы, доверенности и прочее должны быть уложены в хронологическом порядке. Как правило, в рамках одного дела хранятся бумаги, сформированные в течение одного календарного года. Необходимо следить за тем, чтобы в дело подшивались только те из них, которые предполагаются кадровой номенклатурой. При этом документы, имеющие приложения, должны храниться вместе с последними вне зависимости от сроков их разработки. Исключение составляют ситуации, когда в связи с наличием большого количества приложений дела приобретают объем, превышающий 250 листов, или толщину свыше 4 см. В этом случае целесообразно составить отдельный том из объемных приложений, сделав соответствующую отметку об этом в основном документе.

К делам, в отношении которых проведена экспертиза ценности, необходимо составлять архивные описи

Архивная опись, образец которой приведен далее в настоящей статье, оформляется в отношении завершенных дел, прошедших экспертизу ценности, которые определены к постоянному или временному хранению на срок более 10 лет либо относятся к личному составу. Для того, чтобы провести такую экспертизу, необходимо, чтобы руководство компании назначило специальную экспертную комиссию, которая проведет оценку описи всех имеющихся дел и актов об их уничтожении. После этого экспертная комиссия составляет протокол результатов рассмотрения этих документа и передает его на согласование экспертно-проверочному органу уполномоченной архивной организации. Если протокол пройдет согласование, дела, назначенные к уничтожению, могут быть ликвидированы. Следует иметь в виду, что опись дел постоянного хранения оформляется в четырех экземплярах, тогда для описи дел в отношении личного состава достаточно трех.

Личные карточки и дела уволенных сотрудников, составленные по форме № Т-2, иногда представляют собой серьезный объем. В этом случае допускается формировать для них отдельную опись.

Режим условий хранения документов, находящихся в архиве, должен строго соблюдаться

Документы, направленные в архив коммерческой организации, необходимо хранить в помещениях, удовлетворяющих определенным требованиям. В частности, они должны обеспечивать полное отсутствие пыли и доступа прямых солнечных лучей. Однако еще более важно, чтобы выбранное помещение могло гарантировать сохранность документов, исключая, в том числе, полное или частичное искажение информации, ее утрату либо уничтожение. Во избежание подобных ситуаций п. 4.4.2.5 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива требует по мере необходимости осуществлять перезапись документов, хранящихся на электронных носителях.

Продолжительность хранения архивных кадровых документов в 2017 году

Перечень документов, установленных приказом № 558 Минкультуры РФ, содержит пункт 19, в котором перечисляются виды документов, хранящиеся в течение самого длительного срока - 75 лет. К ним относятся приказы о переводе и приеме на работу, а также о предоставлении различных видов отпусков - по уходу за ребенком, за свой счет, дополнительных отпусков и т.д.

Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который утвердил изменения в закон об архивном деле, были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.

Что касается документов по личному составу срок их хранения дифференцируется в зависимости от типов организаций, где они находятся:

Государственные организации, органы местного самоуправления и учреждения, которые предоставляют архивные документы для государственных и муниципальных архивов, обязаны хранить документы в течение 50 лет с момента создания. После завершения этого периода осуществляется экспертиза ценности материалов;
государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения - до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
иные организации - не менее 50 лет с момента создания.

При этом статья 19 перечня, утвержденного приказом № 558, выделяет еще два типа документов по сроку хранения. Один из них - бумаги, которые следует хранить лишь в течение пяти лет: к ним относятся приказы об очередных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о краткосрочных командировках - как по России, так и за рубеж. Другой тип материалов - это документы постоянного хранения, к числу которых принадлежат приказы, распоряжения, справки, сводки и прочие бумаги, связанные с осуществлением основной деятельности.

Хранение электронных версий кадровых документов в 2017 году

Основные требования к условиям хранения документов в электронном виде определены приказом Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В частности, п.2.30 указанного нормативно-правового акта относит к ним:

Наличие в распоряжении предприятия как минимум двух экземпляров каждого электронного документа в полном объеме, при этом указанные экземпляры должны храниться на различных физических носителях во избежание одновременного повреждения;
наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.

Не реже чем один раз в пять лет организация, в архиве которой имеются электронные версии документов, обязана осуществлять тщательный контроль состояния носителей, на которых находится информация, и проверять возможность ее воспроизведения.

Для того чтобы правильно оформить электронные документы, которые хранятся в организации, необходимо выполнить несколько простых шагов. В первую очередь нужно удостовериться в работоспособности физических носителей информации, затем осуществить запись данных. После этого следует проверить качество произведенной записи, после чего нанести на носители архивные шифры и произвести опись созданных материалов.

Оформление уничтожения кадровых документов

По итогам проведенной экспертизы может выясниться, что в архивах организации хранятся документы, не представляющие ценности либо документы с истекшим сроком хранения. В этом случае встает вопрос об организации их уничтожения. На практике первым шагом к этому является составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Это потребуется для того, чтобы доказать факт уничтожения материалов в случае проверки.

В свою очередь, осуществить уничтожение бумаг можно разными способами:

Передача на переработку. Материалы, предназначенные для утилизации, необходимо упаковать и отправить на бумагоперерабатывающую фабрику или в компанию, осуществляющую переработку вторичного сырья. Документальным подтверждением передачи бумаг является специальная накладная, информацию о которой необходимо зафиксировать в акте о выделении к уничтожению;
шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.

Сроки хранения бухгалтерских документов 2017

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании данных первичных документов и учетных регистров составляется бухотчетность, которая, в свою очередь, может быть подвергнута аудиту или затребована вместе с первичкой при налоговой проверке.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должна храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ № 558.

В следующих разделах подробнее рассмотрим требования этих 2 основных нормативных документов, определяющих периоды хранения бухгалтерских документов.

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

Перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая хранение средств воспроизведения документов в электронной форме и проверяющих подлинность ЭЦП. Их также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет этого срока начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Поясним, как учесть требования указанных нормативных документов, на практическом примере.

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ - на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»:

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 6 лет**
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 6 лет**, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность. Знак ** сопровождает сроки хранения отчетов в ПФ и ФСС и означает, что установленный перечнем 5-летний срок удлиняется еще на год, потому что 6-летний период хранения для таких документов предусмотрен п. 6 ч. 2 ст. 28 ФЗ «О страховых взносах...» № 212-ФЗ.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2015 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2029 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2015 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2019 года.

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты - эти и многие другие бухгалтерские документы коммерсанты обязаны хранить в течение сроков, установленных перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки и др.).

Срок хранения кадровых документов в 2017 году

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

Порядок формирования дел для хранения документов в организации

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России № 526).

На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Основные правила формирования дел для организации хранения документов

Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 3.Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

Полное наименование организации;
полное наименование структурного подразделения;
номер дела;
заголовок дела;
срок хранение документов.

Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3.Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов.

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности.

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Правила архивирования документов в организации

Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

Помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Правила уничтожения документов в организации

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

Архивное хранение кадровых документов организации

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

Сроки хранения документов в организации в 2017 году

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

Временный – до 10 лет;
долгосрочный – более 10 лет;
постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
политическую;
хозяйственную;
научную;
культурную и пр. ценность.

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
данные лиц, не принятых на работу;
графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
выписки по улучшению условий и охраны труда;
документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
данные о командировках;
4. 75 лет:
характеристики и личные карточки сотрудников;
трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
коллективные договоры;
личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

Первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице:

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения - до минования надобности
по личному составу		ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
	постоянно
квартальные
месячные		при отсутствии квартальных - постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
	постоянно
квартальные		при отсутствии годовых - постоянно
месячные		при отсутствии квартальных - 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
	Постоянно
квартальные		при отсутствии годовых - постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.		в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)		при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях
гарантийные письма
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей		при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников
положения о премировании работников		ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)		Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость Убытки 2017 Назад | |

Минфин назвал минимальные сроки хранения первички для налогового и бухгалтерского учета.

Беда в том, что они не совпадают со сроками, которые прописаны в Налоговом кодексе, законах о бухучете и архивном деле.

Общие правила хранения бумаг

Минфин недавно назвал минимальные сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов (письмо от 19.07.17 № 03-07-11/45829). Документы налогового учета нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Бухгалтерскую «первичку» и регистры бухучета надо хранить на год дольше — не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Большинство документов компания использует одновременно и в налоговом, и в бухгалтерском учете. Значит, безопаснее хранить всю «первичку» как минимум пять лет. Этот срок считайте со дня окончания налогового периода, в котором в последний раз использовали документ для составления отчетности. По такому же принципу Минфин предлагал считать сроки и раньше (письмо от 18.10.05 № 03-03-04/2/83).

Но кроме общих правил, есть исключения, которые часто не очевидны. Если их проигнорировать и уничтожить документы раньше срока, налоговики исключат расходы и вычеты по НДС. Это опасно доначислением налогов, пеней и штрафов, в том числе за непредставление документов. Также есть риск, что гендиректору выпишут административный штраф до 10 000 руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

ПРИМЕР 1

В сентябре 2012 года ООО «Компания» получило от поставщика товарно-транспортную накладную и приняло товары к налоговому и бухгалтерскому учету. Эти товары компания продала в октябре 2012 года, тогда же включила их стоимость в расходы.

Компания считает пятилетний срок хранения со дня, когда закончился год, в котором она учла стоимость товаров в расходах, — с 01.01.2013. Срок хранения истечет 31.12.2017. Значит, в январе 2018 года компания вправе уничтожить накладную.

На какие сроки безопасно ориентироваться?

Из-за письма Минфина теперь у бухгалтеров путаница — на какие сроки ориентироваться? Мы выяснили, как поступить безопасно, и подготовили удобную шпаргалку. Памятку по срокам мы на поля в главную тему нового номера . Вы можете Для этого подтвердите пробный доступ к журналу на три дня.

И зучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило для хранения...

...бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные , к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня i>личные карточки ­работников .

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Свернуть Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

...срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов , в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

• Переченем Минкультуры,
• Законом о бухгалтерском учете и
• Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз. Вспомним, что НДС рассчитывается поквартально, и мартовская счет-фактура участвует в расчете НДС за I квартал 2014 г. Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 01.04.2014, закончится он по истечении 4 лет, то есть 31.03.2018. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2018) и только потом отражают в акте к уничтожению.

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2018).

В целях бухгалтерского учета товарная накладная (обычно применяется по унифицированной форме № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, и срок ее хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с 01.01.2015, и заканчивается 31.12.2019.

Как видим, у одного документа (накладной) может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться (в данном случае для целей налогового учета – 31.12.2018 и для целей бухгалтерского – 31.12.2019). Тогда выбираем максимальный из них – 31.12.2019.

Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже

У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале (налоговом периоде по НДС). В результате суммы начисленного НДС отсутствуют, а суммы для принятия НДС к вычету есть, например, суммы НДС с арендной платы, приобретенных материалов и т.д.

Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика (письмо Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хотя справедливости ради отметим, что в письме ФНС РФ от 28.02.2012 № ЕД-3-3/631@ изложено противоположное мнение. Ему же вторят постановление Президиума ВАС РФ от 03.05.2006 № 14996/05 (в нем указано, что реализация товаров (работ, услуг) не является в силу закона условием применения налогового вычета) и постановление Десятого арбитражного апелляционного суда 12.07.2012 по делу №А41-41514/11. Но в этом случае организации не избежать налоговой проверки, так как по итогам налогового периода (квартала) в декларации по НДС она ­отразит сумму НДС, исчисленную к возмещению из бюджета.

Не хочется налоговой проверки? Что делать? Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС – это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 173 НК РФ и письмо Минфина РФ от 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с 01.04.2014, например, через год в I квартале 2015 года. В результате данной операции сроки ­хранения по документам должны отодвинуться тоже на год:

• по счету-фактуре, датированному мартом 2014, – с 31.12.2018 на 31.12.2019;
• по товарной накладной – с 31.12.2019 на 31.12.2020.

Если бы мы воспользовались правом на вычет НДС еще позже, например, в III квартале 2016 года, то:

• счет-фактуру пришлось бы хранить до 31.12.2020;
• а товарную накладную – до 31.12.2021.

Если счет-фактура получен позже товара и накладной

Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем ­почтового ­отделения.

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы ­говорили выше, является факт принятия материала на учет.

Если купленный материал отдан в производство на следующий год

Допустим, организация приобрела материал в марте 2014 г. (как в нашем первом, самом простом примере), накладную и счет-фактуру получила тогда же, но отдала материал в производство в следующем году – в январе 2015 г. Тогда и сроки хранения первичного документа (товарной ­накладной) также следует сдвигать на год – в ­бухгалтерском и ­налоговом учете.

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

Если материал получен, но не оплачен

Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.

По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № ­А11-2321/2011 и ФАС ­Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).

Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое ­происходит и со ­сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).

У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны ­налоговых органов.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения ­документов по ­НК РФ . В результате срок хранения ­документов ­составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009, № КА-А40/1255-09 по делу № ­А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также ­полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен ­убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос ­убытков ­будет считаться неправомерным.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.

У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № ­09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55), где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат ­восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 по делу № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налого­плательщиков (постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № ­КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 по делу № ­А55-967/2011).

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № ­КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от пожарной службы), ограбления, взлома (справка из ­полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

Судебная практика

Свернуть Показать

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Судебная практика

Свернуть Показать

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Ответственность

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов , фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО , за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

• от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Применение данной статьи маловероятно в ситуации отсутствия первичных документов, хотя совсем исключить такую возможность нельзя.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на винов­ных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если по НК РФ (ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не ­может нести административную ответственность).

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры		Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)		Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)