Что написать в годовом отчете. Как составить годовой отчет компании. Зачем нужен отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

подготовку к осуществлению проекта;
этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
проблемы и трудности, если они возникали;
предложения по устранению сложностей;
достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

в профессиональной деятельности;
в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

В число документов, к которым акционерное общество (АО) обязано обеспечивать доступ своих акционеров по их требованию, относится годовой отчет (пп. 6 п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

О том, что включается в годовой отчет АО и в каком случае информацию, представленную в нем, необходимо раскрывать, расскажем в нашем материале.

Структура годового отчета акционерного общества

Перечень информации, которая подлежит раскрытию в годовом отчете, т. е. состав годового отчета акционерного общества, АО определяет самостоятельно с учетом положений Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ и иных требований законодательства.

Так, например, в годовой отчет АО обязательно должен включаться раздел о состоянии чистых активов, если по окончании второго или каждого последующего отчетного года стоимость чистых активов АО оказалась меньше его уставного капитала (п. 4 ст. 35 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Для тех же АО, которые обязаны раскрывать информацию, содержание годового отчета регламентируется Положением , утв. ЦБР 30.12.2014 № 454-П.

Это Положение касается:

публичных АО;
непубличных АО, которые производят публичное размещение облигаций или иных ценных бумаг;
непубличных АО с числом акционеров более 50.

О том, что должен содержать годовой отчет таких АО, указано в п. 70.3 Положения . К раскрываемым в годовом отчете сведениям, в частности, относятся:

сведения о положении АО в отрасли;
приоритетные направления деятельности АО;
отчет совета директоров (наблюдательного совета) о результатах развития АО по приоритетным направлениям его деятельности;
информация об объеме каждого из использованных АО в отчетном году видов энергетических ресурсов (атомная энергия, тепловая энергия, электрическая энергия, электромагнитная энергия, нефть, бензин автомобильный, топливо дизельное, мазут топочный, газ естественный (природный), уголь, горючие сланцы, торф и др.) в натуральном выражении и в денежном выражении;
перспективы развития АО;
отчет о выплате объявленных (начисленных) дивидендов по акциям АО;
описание основных факторов риска, связанных с деятельностью АО;
перечень совершенных АО крупных сделок с указанием по каждой сделке ее существенных условий и органа управления АО, принявшего решение о согласии на ее совершение или ее последующем одобрении;
перечень совершенных АО в отчетном году сделок с заинтересованностью;
состав совета директоров (наблюдательного совета) АО;
сведения о лице, занимающем должность единоличного исполнительного органа АО (директоре, генеральном директоре, председателе, управляющем, управляющей организации и т.п.), и членах коллегиального исполнительного органа АО;
основные положения политики АО в области вознаграждения и компенсации расходов;
сведения об утверждении годового отчета общим собранием акционеров или советом директоров (наблюдательным советом) АО.

Подтверждаем достоверность и утверждаем отчет

Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете АО, должна быть подтверждена ревизионной комиссией (п. 3 ст. 88 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

В общем случае годовой отчет АО должен быть утвержден общим собранием акционеров (пп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Однако предварительно он утверждается советом директоров или наблюдательным советом общества. А в случае отсутствия в АО совета директоров (наблюдательного совета) годовой отчет подлежит предварительному утверждению лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа АО. И сделать это нужно не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров (п. 4 ст. 88 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Напомним, что годовое собрание акционеров проводится в сроки, установленные уставом АО, но не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания отчетного года (п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Однако уставом АО утверждение отчета может быть поручено исключительно совету директоров или наблюдательному совету. И тогда общее собрание акционеров его уже не утверждает (пп. 13.1 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Что значит раскрытие годового отчета?

Раскрытие годового отчета АО означает его опубликование в Интернете (обычно - на официальной странице АО). Сделать это нужно в срок не позднее 2 дней с даты составления протокола общего собрания акционеров или заседания совета директоров (наблюдательного совета), на котором было принято решение об утверждении годового отчета АО. Текст годового отчета АО должен быть доступен в Интернете в течение не менее 3 лет (п.п.70.6-70.7 Положения , утв. ЦБР 30.12.2014 № 454-П).

Как составить годовой отчет акционерного общества

Приведем для составления годового отчета АО за 2018 год образец соответствующей формы.

Скачать форму годового отчета акционерного общества за 2018 год в Word можно .

Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.

Общие правила написания отчетов

Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:

Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.

Отчет по работе

Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:

Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.

Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.

Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.

Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.

Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.

Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.

В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.

Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.

Отчет по учебе

Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.

Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.

Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).

Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).

Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.

Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.

Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, - это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.

Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.

Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.

Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.

Годовой отчет общества с ограниченной ответственностью

На основании п. 2 ст. 33 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее — закон об ООО) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества с ограниченной ответственностью (далее — ООО) относится к полномочиям общего собрания участников (далее — ОСУ).

ВАЖНО! Данные документы не являются взаимозаменяемыми, однако при подготовке годового отчета, как правило, используются финансовые результаты ООО.

Законодательством РФ не предусмотрен шаблон годового отчета ООО. Однако установлено, что в него должны включаться следующие сведения о чистых активах общества (п. 3 ст. 30 закона об ООО):

динамика перемены стоимости чистых активов (СЧА) и уставного капитала (УК) ООО за 3 предшествующих финансовых года (или за каждый год, если ООО функционирует меньше 3 лет), в том числе за отчетный период;
итоги анализа источников и обстоятельств, повлиявших на сокращение СЧА по сравнению с УК, по заключению генерального директора ООО, совета директоров (при его наличии в ООО);
список мер по сбалансированию ситуации в отношении расхождения СЧА и величины УК.

На практике некоторые ООО при формировании годового отчета руководствуются (по аналогии) положением «О раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг», утв. Банком России 30.12.2014 № 454-П, содержащим список необходимых к включению в отчет акционерного общества сведений.

Иные правила, касающиеся содержания, а также порядка оформления годового отчета, могут быть установлены внутренним документом ООО.

Образец годового отчета ООО можно скачать по ссылке: Годовой отчет ООО - образец.

ВАЖНО! Согласно ст. 47 закона об ООО при наличии в ООО ревизионной комиссии (ревизора) до утверждения ОСУ годовой отчет подлежит обязательному анализу со стороны данного органа (лица).

Если ООО выпускает эмиссионные ценные бумаги среди неограниченного круга лиц, его годовые отчеты подлежат раскрытию (п. 2 ст. 49 закона об ООО).

Согласно ст. 34 закона об ООО ОСУ по вопросу рассмотрения годового отчета проводится в период с 1 марта до конца апреля. Более конкретный срок предусматривается уставом ООО. Решение об утверждении отчета оформляется на основании протокола ОСУ или решения единственного участника (ст. 39 закона об ООО).

ВАЖНО! При принятии данного решения в обязательном порядке должны быть соблюдены требования ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ. Это значит, что решение должно быть подтверждено нотариально или иным способом, установленным уставом ООО или единогласным решением участников. Несоблюдение данных требований влечет за собой ничтожность такого решения (п. 107 постановления пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 № 25).

Образец протокола утверждения годовой отчетности ООО можно скачать по ссылке: Протокол утверждения годовой отчетности ООО (образец) .

Таким образом, руководствуясь предусмотренными законодательством требованиями к составлению годового отчета, ООО на основании внутреннего акта может утвердить собственную форму отчета с учетом специфики деятельности общества, его корпоративной структуры и других важных показателей.

Вернуться назад на

Помимо того, что публикация годового отчета обеспечивает исполнение нормативных требований, он играет важнейшую роль в оценке акционерами стоимости произведенных ими вложений. Отчет также может быть охарактеризован как эффективный инструмент для привлечения новых инвесторов. Несмотря на то, что в разных странах регуляторы и инвесторы могут предъявлять различные требования к составу и объему информации, включаемой в годовой отчет, основные цели отчетов остаются, по сути, одинаковыми.

Основные цели годового отчета

Прежде всего, годовой отчет должен помочь акционерам (и другим заинтересованным лицам) понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год. На этом основании действующие и потенциальные инвесторы оценивают перспективы компании и в конечном итоге устанавливают ее стоимость и принимают решение о покупке, продаже или удержании ее акций. Данные исследований показывают, что годовой отчет оказывает значительное влияние на решения, принимаемые большинством инвесторов. Естественно, определенную роль играют и другие используемые инвесторами источники информации, такие как промежуточные отчеты и телеконференции, формы отчетности, представляемые в регулятивные органы, и встречи с руководством компании.

Важно, чтобы письмо было кратким, но при этом не следует ограничиваться только «высокими» предметами. Постарайтесь сделать аргументы в пользу приобретения акций компании более осязаемыми, рассказав, например, о признании определенных ключевых продуктов и услуг участниками рынка и о их высокой конкурентоспособности или о росте показателей эффективности на уровне отдельных подразделений.

Если должности Генерального директора и председателя совета директоров занимают разные люди, последний должен постараться убедить инвесторов в способности совета директоров контролировать деятельность исполнительного руководства и защищать интересы акционеров. Иными словами, он должен рассказать, что именно делает совет директоров надежным распорядителем средств акционеров - перечислить комитеты совета директоров, указать за соблюдением каких показателей они следят и как они это делают. Рассмотрите также возможность описать применяемую советом директоров процедуру оценки.

Анализ

Этот раздел - своего рода «ядро» годового отчета, и именно на него обращают наиболее пристальное внимание большинство инвесторов. Не забывайте о соблюдении применимых к нему нормативных требований. В этом разделе содержится подробное объяснение того, как компания вышла на результаты, полученные ею по итогам года. Помимо объяснения показателей, описывающих результаты деятельности компании, таких как выручка, расходы, денежные потоки, доходы и финансовое положение, в аналитическом разделе освещаются такие темы, как ключевые отраслевые тенденции, рыночные риски, крупные вложения (или отчуждения), валютные операции, поставщики, конкурирующие продукты и услуги, управление рисками, а также все другие вопросы, имеющие непосредственное отношение к деятельности компании.

В последние годы компании стали уделять больше внимания «прогнозной информации», которую они включают в свои годовые отчеты. Между тем, такую информацию следует использовать осторожно: рассказывая о перспективах компании, старайтесь не делать нереалистичных заявлений, которые могут ввести инвесторов в заблуждение и подвергнуть компанию риску судебного преследования либо подорвать доверие к ее высшему руководству. Компании, умело представляющие прогнозную информацию, как правило, сосредоточивают свои усилия на обсуждении своих планов на будущее в контексте возможностей и угроз, которые они видят на своих рынках.

Финансовая отчетность и заключение аудитора

Здесь представляется консолидированная финансовая отчетность компании - отчет о прибылях и убытках, и балансовый отчет. Подумайте о возможности повысить степень доступности цифровых показателей, указав их процентное изменение по сравнению с предыдущим отчетным периодом.

Заключение аудитора - это документ, который, как правило, занимает не больше одной страницы, и подтверждает, что была проведена независимая аудиторская проверка компании, и что, по мнению аудитора, финансовая отчетность во всех существенных отношениях верно отражает финансовое положение компании. (Нормативные требования к этому разделу годового отчета также варьируются от рынка к рынку).

Корпоративное управление

В годовой отчет обычно включается перечень членов совета директоров компании. Помимо указания на то, являются ли они аффилированными лицами компании, здесь можно привести их биографии. Одной из главнейших обязанностей совета директоров является утверждение стратегических решений руководства компании, например, решений о заключении сделок слияния и приобретения или о выходе на новые рынки. Соответственно, инвесторы все чаще хотят знать, обладают ли члены совета директоров достаточными знаниями, умениями и навыками, чтобы эффективно защищать вложения акционеров. Краткое описание состава и задач комитетов совета директоров (например, комитета по аудиту), также может представлять интерес для инвесторов.

Другая полезная информация

Включите в годовой отчет обзор продуктов и услуг компании. Эта информация сделает компанию более осязаемой для инвесторов и станет хорошей иллюстрацией реализованной ею модели ведения хозяйственной деятельности и применяемых ею способов взаимодействия с участниками рынка в интересах обеспечения долгосрочного роста выручки, доходов и денежных потоков.

Главным инструментом поддержания конкурентоспособности для большинства компаний являются инновации. Соответственно, в годовом отчете должна быть представлена информация о вложениях в НИОКР и основных достижениях компании в этой сфере. Если в силу характера деятельности компании применение новейших технологий не влияет на уровень ее , руководство компании может описать или продемонстрировать (см. раздел «Форматы годового отчета») новые подходы к оказанию услуг или производству продуктов. Краткие иллюстративные примеры, описывающие отдельные продукты или клиентов компании, также могут сделать неосязаемые аспекты ее работы более зримыми и ощутимыми.

Помимо биографии Генерального директора, в годовой отчет можно включить информацию о других исполнительных должностных лицах, которые играют ключевую роль в компании. Например, руководитель маркетингового отдела розничной торговой компании или руководитель отдела НИОКР фармацевтической компании играет важнейшую роль в ее успешной работе. Рассказ о ведущих руководителях может быть представлен в виде интервью. Если годовой отчет составлен в формате HTML и размещен на веб-сайте компании, такой рассказ может иметь форму презентации с использованием видео и анимации.

В некоторых компаниях важнейшим фактором качества управления является следование принципам корпоративной социальной ответственности (КСО). Вместо того, чтобы готовить отдельный отчет по основным принципам, действиям и мероприятиям в отношении КСО, такие компании часто включают соответствующую информацию в годовой отчет.

Составление и организация содержания отчета

Как правило, работа по подготовке годового отчета ведется под руководством руководителя Отдела по связям с инвесторами, однако в ней принимают участие и другие сотрудники компании. Они часто создают специальный комитет, который проводит свои заседания на регулярной основе, и в состав которого обычно входят специалисты финансового отдела, отдела по связям с общественностью и юридического отдела, а в случае размещения отчета на веб-сайте компании - сотрудники отдела маркетинга, отвечающие за ведение сайта. На различных этапах процесса подготовки отчета к этой работе могут привлекаться другие люди, в том числе генеральный директор, финансовый директор и главный юрисконсульт компании. Каждый из них описывает свое видение состояния компании, результатов ее деятельности и перспектив ее дальнейшего развития - словом, рассказывает о том, что ему хотелось бы сообщить ключевым заинтересованным лицам компании. В этой связи важно внимательно выслушать всех «соавторов» отчета, в частности, руководителей компании, и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.

Для того чтобы выделить ключевые послания, они размещаются на самых заметных местах уже на первых страницах годового отчета, часто в форме заголовков страниц и разделов. Иногда они повторяются с целью обеспечить их гарантированное восприятие. Чтобы не утомить читателя, нужно стараться варьировать формулировки таких посланий, а также способ и место их размещения в отчете. Самый простой способ решить эту задачу - «внедрить» послания непосредственно в текст отчета. Главная задача заключается в том, чтобы сделать отчет читабельным. В ходе общения мы используем повествование. Читабельное повествование и позволяет удержать отвечающих установленным требованиям акционеров и привлечь новых.

Не будем забывать о том, что годовой отчет должен быть кратким. Поэтому в него должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании. Старайтесь пользоваться простым и понятным языком.

Если вы хотите помочь читателю усвоить информацию в полном объеме, организуйте и структурируйте ее так, чтобы наглядно показать динамику роста выручки и доходности на разных направлениях деятельности. Например, данные могут быть сгруппированы по подразделениям деятельности, регионам, технологиям или производственным линиям с указанием их индивидуального вклада (или ожидаемого вклада) в итоговую строку отчета о прибылях и убытках. Кроме того, данные нужно расставлять в порядке их важности и приоритетности. Напишите повествование, сюжетная линия которого будет шаг за шагом раскрывать перед инвестором панораму деятельности компании. Чтобы не допустить возникновения длиннот, «разбавляйте» текст маркированными списками, врезками и различными цветовыми схемами.

Форматы годового отчета

Онлайновые годовые отчеты в последнее время встречаются все чаще. Онлайновые годовые отчеты обладают многочисленными преимуществами. Помимо существенной экономии (до одной десятой общей стоимости) за счет полиграфических издержек, онлайновые версии считаются более «экологически благоприятными», поскольку не требуют использования бумаги для своего изготовления и сжигания топлива для своей доставки.

Однако главным преимуществом является возможность использования различных электронных инструментов, предоставляемая различными Интернет-технологиями, например, технологией flash. Это позволяет лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки. Например, годовые отчеты в формате HTML (существенно отличающиеся от статичных версий в формате pdf, которые также часто публикуются в Интернете) позволяют читателям просмотреть видеообращение генерального директора, выбрать кнопкой мыши ту или иную цифру в финансовом отчете и прослушать комментарий финансового директора, посмотреть и послушать рассказ руководителя отдела маркетинга о новой кампании по продвижению фирменного знака компании или ознакомиться с видеопрезентацией нового продукта или новой технологии. Использование мультипликации в отображении схем и графиков позволяет более наглядно продемонстрировать зарождающиеся тенденции и облегчает понимание финансовых и операционных показателей.

Годовые отчеты, составленные в формате HTML, имеют и другие, более простые преимущества. Например, они дают возможность получить требуемую информацию быстрее. Кроме того, этот формат позволяет пользоваться ссылками на формы обязательной отчетности, а также на более подробные сведения по отдельным аспектам деятельности компании и отраслевые данные, публикуемые сторонними провайдерами информации. Сотрудники Отдела по связям с инвесторами в свою очередь могут отследить частоту обращений к различным разделам и затем использовать эту информацию для того, чтобы сделать будущие годовые отчеты и другие публикации более интересными и полезными для инвесторов. Хорошим образцом годового отчета, составленного в формате HTML, может послужить отчет, опубликованный в разделе «Связи с инвесторами» веб-сайта компании Life Technologies.

В зависимости от нормативных требований страны, в которой обращаются ценные бумаги компании, вместо «бумажного» годового отчета возможна публикация так называемой «обложки». В случае иностранных эмитентов, ценные бумаги которых имеют листинг на американской фондовой бирже, «обложка» - это напечатанный на глянцевой бумаге документ, который служит как бы дополнительной «обложкой» для Формы 20-F и кроме самой 20-F содержит письмо к акционерам и, возможно, одну-две страницы текста с основными операционными и финансовыми показателями. Изготовление «обложки» сопряжено с меньшими издержками, однако ее эффективность может оказаться не слишком высокой, если включенный в нее текст обязательной отчетности написан не на простом и понятном языке, а с использованием малопонятных сложных юридических терминов. Если годовой отчет предназначен не только для инвесторов, сотрудники Отдела по связям с инвесторами могут обратиться с предложением разделить издержки по его изготовлению к другим подразделениям компании, например, к Отделу продаж и Отделу маркетинга.

Внешний вид и общее восприятие годового отчета

В целом оформление годового отчета должно соответствовать корпоративной брендовой архитектуре во всем, что касается его цветовой палитры, используемых шрифтов и других элементов стиля. Помните, что многие инвесторы уже посещали веб-сайт компании и, по всей видимости, знакомы с ее рекламными и маркетинговыми материалами. В этой связи не забудьте привлечь специалистов отдела маркетинга к разработке дизайна отчета, чтобы обеспечить соответствие его стиля остальным информационным материалам компании.

Хорошо подумайте о том, как будет выглядеть обложка годового отчета. Изображения и/или текстовые сведения, размещенные на обложке, должны отражать основные темы и инвестиционные послания и помогать понять суть компании и ее будущее. Если вы решите использовать на обложке графическое изображение, удостоверьтесь в том, что оно четко идентифицирует компанию и указывает на основные виды ее деятельности и стратегическое направление ее развития.

Подготовка годового отчета в установленные сроки в рамках утвержденного бюджета

Компания, естественно, обязана соблюдать сроки представления годового отчета, установленные регулятивными органами. Помимо прочего, соблюдение сроков укрепляет репутацию руководства и сотрудников Отдела по связям с инвесторами. Начинайте процесс составления отчета как можно раньше; компании, у которых финансовый год совпадает с календарным, должны приступать к этой работе уже в сентябре. Составьте график, в котором четко указаны сроки завершения работ по каждому этапу подготовки и публикации отчета, и лица, отвечающие за выполнение этих работ. Помните о том, что некоторые из этих людей - дизайнеры, печатники, фотографы и видеооператоры - не работают в компании.

Кроме того, зарезервируете достаточно времени для проверки отчета специалистами юридического отдела и отдела контроля нормативно-правового соответствия и для его утверждения высшим руководством и советом директоров компании. Если у вас недостаточно опыта, а внутренние маркетинговые ресурсы ограничены, рассмотрите возможность привлечения на подрядной основе сторонней фирмы, специализирующейся на подготовке годовых отчетов. Как и в случае с другими ключевыми мероприятиями программы налаживания и поддержания связей с инвесторами, дата публикации годового отчета должна быть установлена заранее и включена в финансовый календарь компании.

Другие вопросы

Постарайтесь провести как можно больше времени с высшими руководителями, чтобы понять, что, по их мнению, важно сказать инвесторам о работе компании в течение отчетного года. Используйте эту информацию и имеющиеся в вашем распоряжении сведения о взглядах инвесторов на компанию для того, чтобы определить одну или несколько базовых тем годового отчета и разработать, уточнить или усилить набор ключевых инвестиционных посланий. Далее, создайте план содержания отчета - это поможет вам обеспечить логическую организацию и последовательность изложения информации и эффективную подачу ключевых инвестиционных посланий. В этих же целях вставьте в начало годового отчета содержание; это поможет читателям, располагающим ограниченным временем, без труда найти информацию, которая им требуется больше всего.

Составление годового отчета - это сложная работа, которая требует больших временных затрат и участия множества людей, и без того занятых исполнением своих основных должностных обязанностей. В этой связи полезно время от времени напоминать им (и себе), что качество годового отчета напрямую отражает уровень квалификации руководства, членов совета директоров, сотрудников Отдела по связям с инвесторами и самой компании. Для многих компаний годовой отчет - это самый важный из ежегодно публикуемых ими документов.

Основные выводы

Годовой отчет помогает акционерам понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год.
Годовой отчет должен точно отражать условия и результаты работы и финансовое положение компании, а его содержание должно соответствовать содержанию других публикаций компании для инвесторов.
Изучение и понимание того, что инвесторы думают о компании, представляет собой первый шаг к разработке эффективного годового отчета.
В годовой отчет должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании.
Письмо к акционерам и анализ результатов деятельности и финансового положения руководством компании считаются важнейшими разделами годового отчета.
Стремление понять стратегическое направление развития компании и умонастроения ее руководства - главная причина, по которой инвесторы читают письмо акционерам.
В этой связи важно внимательно выслушать исполнительных руководителей компании и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.
Электронные инструменты, которые могут применяться в случае использования годового отчета, составленного в формате HTML, помогают лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки.
Начинайте процесс составления годового отчета как можно раньше и проследите за тем, чтобы у вас осталось достаточно времени для его прочтения и утверждения исполнительным руководством, советом директоров и специалистами юридического отдела.