Подотчетное лицо

Видео по теме

Через кассу предприятия проходят определенные суммы наличных денежных средств, которые поступают из различных источников и расходуются на нужды компании. При этом все кассовые операции должны быть документально оформлены и отражены в бухгалтерском учете. Оформление производится первичными документами, форма которых устанавливается постановлениями Госкомстата РФ.

Инструкция

Оформите поступление наличных сумм в кассу предприятия при помощи приходного кассового ордера по форме №КО-1. Данный документ может формироваться вручную или посредством различного программного обеспечения. Он выписывается в одном экземпляре и утверждается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, после чего заверяется печатью кассира. В строке «Основании» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции , а в строке «В том числе» отмечается сумма НДС или ставится запись «без налога».

Используйте расходный кассовый ордер по форме №КО-2 для отражения выдачи наличных денег из кассы предприятия. Оформляется он по аналогии с приходным ордером. При этом к нему прилагается заявление или счет на выдачу денежных средств, на котором ставится разрешительная подпись руководителя компании.

Проверяйте правильность оформления расчетно-кассовых ордеров перед выдачей наличных денег из кассы. При этом сверяется подлинность подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия, а также наличие необходимых приложений. При несоблюдении данных требований кассир имеет право отказать в выдаче денежных средств и вернуть документы в бухгалтерию для переоформления.

Зарегистрируйте приходный и расходный кассовый ордер в специальном журнале кассовых документов по форме №КО-3. Отразите все операции по выдаче-приему наличных средств, произведенные в течение дня, в кассовой книге по форме №КО-4, которая проверяется главным бухгалтером и прикладывается к первичным документам, подтверждающим произведение расчетов.

Отражайте все кассовые операции на счете 50 «Касса». При этом поступление денежных средств начисляется на дебет счета, а выдача наличных списывается с кредита. В корреспонденции должен находиться счет, который характеризует хозяйственную операцию, по которой произошла выдача-прием указанной в суммы.

Видео по теме

В процессе осуществления деятельности руководители организаций осуществляют расчеты посредством кассы. При этом они должны соблюдать кассовую дисциплину, которая регламентируется Центральным банком РФ. В понятие «кассовые операции» входит прием денежных средств, хранение и расходование. Все эти движения должны быть оформлены в соответствии с российским законодательством.

Правила работы с кассой организации

Как правило, работать с кассой должен кассир. Именно с ним руководитель организации заключает договор о полной материальной ответственности. Если в штате нет такого сотрудника, на его должность может быть назначен и бухгалтер, и сам руководитель организации.

Ежегодно юридическое лицо должен согласовывать с банком лимит остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня. То есть наличные средства должны храниться в кассе только в том размере, который указан в расчете. Этот бланк вы можете взять в обслуживающем финансовом учреждении, заполнить и подать до наступления нового календарного года. Если вы это не сделаете, средства хранить в кассе организации вы не имеете право.

Поступление денежных средств в кассу

Деньги могут поступить в кассу из разных источников, например, с расчетного счета организации, от контрагентов, от учредителей, от подотчетных лиц и т.д. В любом случае вы должны оформить приход денег документально, для этого используйте приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Оформлять документ нужно в единственном экземпляре. Отрывную часть, подписанную кассиром и главным бухгалтером, вы должны отдать тому человеку, который внес деньги.

Приходный кассовый ордер подшивается к отчету кассира и регистрируется в книге регистрации кассовых документов (форма №КО-3).

В бухгалтерском учете вы должны сделать следующие проводки:

Д50 К51 – поступили средства в кассу с расчетного счета организации;

Д50 К62 – поступили средства в кассу от контрагентов;

Д50 К71 – поступили средства в кассу от подотчетного лица;

Д50 К75 – поступили средства в кассу от учредителя

Д50 К90.1 – поступили средства в кассу в результате продажи.

Выдача денежных средств из кассы

Все движения наличных средств также должны быть оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете. Для этого используется расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Средства могут пойти на оплату заработной платы, на выдачу сумм подотчет, для сдачи средств на расчетный счет и т.д. Заполненный расходный документ должен быть зарегистрирован в книге учета кассовых документов и подшит к отчету кассира.

В бухгалтерском учете кассовых операций сделайте следующие проводки:

Д70 К50 – выплачена заработная плата сотрудникам организации;

Д71 К50 – выданы средства подотчет;

Д60 К50 – выданы средства поставщику за товар.

Если в организации существуют несколько касс, например, в случае нескольких подразделений, в штате предприятия должен быть главный кассир. Именно он заполняет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных (форма №КО-5). Все операции, осуществляемые с участием кассы, должны быть отражены в кассовой книге (форма №КО-4). В конце отчетного периода книга прошивается, нумеруется и скрепляется печатями организации и подписью руководителя и главного бухгалтера.

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо – это человек, которому выданы денежные средства из кассы. Это лицо может быть только сотрудником компании. Он должен отчитаться за полученную сумму.

Существуют следующие требования выдачи средств подотчет:

Он должен подать документы, подтверждающие расход наличных (чеки, квитанции, счет-фактуры и т.д.). Если средства потрачены не все, подотчетное лицо должен их сдать назад;

Передавать подотчетных средств одному сотруднику от другого запрещается.

Возвращая подтверждающие документы, подотчетное лицо должен знать, что квитанции, чеки, счета-фактуры должны быть заполнены верно, расходы должны быть экономически обоснованными.

Видео по теме

Для отражения движения наличных денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные средства - это имущество организации, из чего следует, что счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход - соответственно, по кредиту.

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом:

50.1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);

50.2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в различных кассах);

50.3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);

50.4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте) .

Такой учет средств также называется синтетическим учетом кассовых операций.

Таким образом, приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 на основании ПКО. Возможная корреспонденция счетов при поступлении денежных средств в кассу организации отражены в Приложении 6.

На предприятиях возможны следующие варианты поступления наличных денежных средств в кассу (табл. 1.4).

Таблица 1.4 - Поступление денежных средств в кассу организаций

	Направление движения поступлений
Внутреннее перемещение	1) снятие денежных средств с расчетных и других банковских счетов; 2) возврат излишек денежных средств от подотчетных лиц.
Покупатели и заказчики	1) оплата товаров, продукции, услуг покупателями; 2) доходы от продажи активов; 3) погашение дебиторской задолженности; 4) поступление компенсаций, штрафов, пеней, неустоек.
Сотрудники	1) возврат переплат по заработной плате и социальным платежам; 3) возмещение ущерба, поступление компенсаций, штрафов и пеней.
Прочие контрагенты	1) взносы учредителей предприятия; 2) возврат займов, выплата процентов по ним; 3) поступление компенсаций, штрафов, пеней, неустоек.
Прочие поступления	1) оприходование излишков в результате инвентаризации денежных средств; 2) положительные курсовые разницы; 3) прочие поступления.

Рассмотрим варианты поступлений денежных средств в кассу и их бухгалтерский учет.

Получение наличных денег в организациях с расчетного счета производится по денежным чекам. Чек - это распоряжение организации обслуживающему ее банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем суммы наличных денег. При заполнении чека не допускаются помарки и исправления. Причем, на обороте чека нужно указать назначение сумм снимаемых со счета средств. В некоторых случаях допускается обналичивание чеков без указания статей расходов. При необходимости банк может запросить у организации дополнительные документы, подтверждающие обоснованность указанных в чеке статей расходов.Наличные деньги, полученные организацией в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. При получении денежных средств с расчетного счета бухгалтер делает запись дебет 50.01 кредит 51 «Расчетный счет» (в рублях), дебет 50.04 кредит 51 «Валютный счет» (в иностранной валюте) .

Другой вариант внутреннего перемещения денежных средств - возврат неиспользованных подотчетных сумм. На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

Кассовые операции Завода заключаются в получении и хранении наличных денег от покупателей за проданную продукцию, товары и услуги, в своевременной и полной сдаче выручки в банк, а также в оформлении соответствующих документов.

Программа 1С учитывает все требования бухгалтерского и налогового учета. Так как Завод применяет два режима налогообложения (общий и ЕНВД)конфигурацией 1С предусмотрен обособленный учет расходов и доходов по видам деятельности, облагаемым в рамках общего режима налогообложения и ЕНВД.

При оформлении розничных продаж в местах розничной торговле (магазинах, выставках) выполняются следующие операции:

открытие кассовой смены;

оформление чека;

прием оплаты от покупателя;

закрытие кассовой смены;

передача розничной выручки в центральную кассу предприятия.

При отпуске товара через специальный интерфейс программы создается кассовый чек (при интеграции с ККМ). В случае неприменения ККМ (контрольно-кассовая машина) при совершении покупки кассиру необходимо выдать клиенту документ (товарный чек, квитанцию), подтверждающий прием денежный средств за соответствующий товар. В таком документе должно быть указано: наименование документа, его порядковый номер и дата выдачи, наименование организации, идентификационный номер налогоплательщика, наименование товара и сумма оплаты, данные и личная подпись лица, выдавшего документ.

В течение дня, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, используется X-отчет. Он позволяет посмотреть сумму выручки, проведенную по кассе за смену на момент снятия. В течение смены снимать такой отчет можно неограниченное количество раз. На основании Z-отчета (отчет кассира за смену) бухгалтер-кассир приходует выручка за всю смену единым ПКО проводкой дебет 50 кредит 90-01. При оприходовании выручки от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей бухгалтер-кассир на каждую продажу выписывает ПКО, а выручки приходует проводкой дебет 50 кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с установкой субконто соответствующего покупателя (контрагента).

При реализации материальных запасов, основных средств и нематериальных активов физическим лицам или юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (последние имеют право заплатить в кассу предприятия до 100 000 рублей) кассир также выдает покупателю кассовый чек ККТ на каждую единицу реализации. При оприходовании выручки от продажи активов бухгалтер делать запись дебет 50 кредит 91-01 «Прочие доходы».

При погашении дебиторской задолженности чек ККТ не отбивается, так как данная операция реализацией не считается. На основании ПКО бухгалтер-кассир приходует денежные средства операцией дебет 50 кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Поступление компенсаций, штрафов, пеней, неустоек возможно как от контрагентов, в том числе покупателей, так и от сотрудников организации. В общем случает такие платежи считаются прочими доходами организации и приходуются на основании ПКО операцией дебет 50 кредит 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» . Отдельно стоит рассмотреть ситуации возмещения ущерба предприятию.

На основании результатов проверки и инвентаризации, оформленных протоколом или актом, работодатель принимает решение о возмещении причиненного ущерба. Его размер определяется по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, которые действуют в данной местности на момент причинения ущерба.В том случае, если исчисленная сумма ущерба оказывается ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени износа поврежденного или утраченного имущества), то размер ущерба определяется по данным бухгалтерии.

Стоимость действительного материального ущерба формируется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие ТМЦ), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и т.д. По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетом 50 на суммы внесенных платежей. Таким образом, бухгалтер при оприходовании денежных средств в погашении материального ущерба выписывает ПКО делает запись дебет 50 кредит 73 .

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

1) излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1) ;

2) доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

3) ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Если достигнута договоренность с работником о том, что он вернет излишек с начисленной ему оплаты (внесет нужную сумму в кассу), то бухгалтеру организации при возврате следует выписать соответствующий ПКО и сделать запись дебет 50 кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Предоставление заемных средств сотруднику оформляется договором, в соответствии с которым заимодавец (работодатель) предает в собственность заемщику (работнику) определенную денежную сумму, а последний обязуется ее вернуть. Валюта займа - рубли. Займы и кредиты в иностранной валюте имеют выдавать только кредитные организации.В случае, если организация выдала займ сотруднику, его погашение и уплата производится записями дебет 50 кредит 73 .

Уставный капитал, указанный в учредительных документах, к моменту регистрации общества должен быть оплачен не менее чем на 50 %. Оставшаяся часть уставного капитала вносится в течение года с момента регистрации общества. Если учредители вносят вклад в уставный капитал в денежной форме в кассу, то следует сделать операцию дебет 50 Кредит 75-01 (в качестве вклада в уставный капитал внесены денежные средства).

Располагая достаточным количеством средств, организация может выдавать займы как юридическим, так и физическим лицам. Займы предоставляются на возмездной либо безвозмездной основе. Займы могут быть выданы в денежной форме, натуральной форме, форме товарного кредита. Информация о денежных займах, предоставленных другим юридическим лицам, обобщается на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет 58-03 «Предоставленные займы» . По дебету указанного счета отражают суммы предоставленных займов, по кредиту - возвращенные средства. Чтобы учесть заем как финансовое вложение, надо выполнить несколько условий: должен быть заключен договор займа, а сам заем должен сулить компании экономические выгоды, т.е. проценты. Поэтому на счете 58 «Финансовые вложения» предприятие должно отражать выданные займы, по которым начисляются проценты. Если заем беспроцентный, то финансовым вложением он являться не будет, так как не удовлетворяет условиям признания. Учет таких операций следует вести на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

Возврат займов в кассу отражают записями:

1) дебет 50 Кредит 58-03 - погашен процентныйзаем;

2) дебет 50 Кредит 76 - погашен беспроцентный заем .

Следует отметить, что Указанием №3210-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета .

Цель проведения инвентаризации кассы - проверка правильности иреальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок врасчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов вкассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в случае обнаружения излишка оформляются записью дебет 50 Кредит 91-01 (выявлена сумма излишка вкассе) .

На предприятии может функционировать касса в иностранной валюте; операции в ней отражаются на субсчете 50-4 (в случае наличия внешнеэкономических операций и заграничных командировок). Все валютные движения по кассе отражаются в единой на предприятии кассовой книге. Все записи осуществляются в рублях. Курсовые разницы, связанные с изменением курса рубля на различные дни оценивания валютных активов и обязательств, которые возникают на счетах 52 и 57, отражаются при помощи счета 91. Положительные курсовые разницы видны на субсчете «Прочие доходы» (по кредиту), а отрицательные -- на субсчете «Прочие расходы» (по дебету). Основанием для отражения курсовых разниц является бухгалтерская справка. Следовательно, положительная курсовая разница отражается записью дебет 50.04 кредит 91-01.

Во всех случая поступления денежных средств в кассу организации бухгалтер должен оформить ПКО. Форма ПКО № КО1 содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно. Порядок заполнения полей ПКО отражен в Приложении7.Записи в кассовой книге производятся тот день, когда наличные поступили в кассу.

Движение документов, связанных с денежной наличность, схематично можно представить в виде схемы на рис. 1.3. Информация из первичных документов кассового учета систематизируется регистрах бухгалтерского учета откуда замет попадает в финансовую отчетность.

Рассмотрим примеры отражения приходных кассовых операций в ПАО «Завод «Красное Сормово» за 12 октября 2015 г. Приход наличных в кассу отражен следующими записями (табл. 1.5).

Рис. 1.3.

Таблица 1.5 - Корреспонденция счетов по учету прихода денежных средств в кассу в ПАО «Завод «Красное Сормово» 12 октября 2015 г.

Вся корреспонденция счетов выполнена в соответствии с Планом счетов и инструкцией по ее применению.

Рассмотрим учет расхода денежных средств и кассы.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Документальное оформление кассовых операций в ООО «Нателла»

Поступление денежных средств в кассу предприятия

Денежные средства в кассу организации могут поступать:

С расчетного счета организации;

От покупателей и заказчиков;

При возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

При погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

В виде возмещения причиненного материального ущерба;

При получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Формы первичных документов, учитывающих поступление денежных средств в кассу, представлены в таблице 3.

Таблица 3. Формы первичных учетных документов

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

Кассовая книга;

Приходный ордер;

Расходный ордер;

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

Расчетно-платежная ведомость;

Платежная ведомость.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф.№ КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах: порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года), дата поступления денежных средств. В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств. Далее заносится сумма числом. Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица. После полного заполнения ПКО и квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в “Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей” (ф.№ КО-З).

В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Далее указывается сумма прописью.

В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию. Это может быть: заказ-наряд; накладная; счёт-фактура; договор на заём; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; выписка из решения профкома или распоряжение руководителя; банковский чек; личное заявление работника и т.д.

Приходный кассовый ордер бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность оформления и полноту заполнения ордера, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.

При несоответствии вносимой суммы кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег.

ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру ПКО для оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Затем кассир делает записи в кассовую книгу (ф. №КО-4). Эта книга прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

Операции по поступлению денежных средств в кассу представлены в таблице 4.

Таблица 4. Операции по поступлению денежных средств в кассу ООО «Нателла»

	Корреспонденция счетов	Основание для взноса денежных средств, документ
Поступили деньги в кассу от заказчика за оказанные услуги			Денежный чек, ПКО
Получены денежные средства с расчетного счета			Денежный чек, ПКО
Возвращены денежные средства в кассу от подотчетного лица			Авансовый отчет, ПКО
Финансовый результат от оказания услуг
Погашена задолженность работником организации по предоставленному займу			Договор займа, ПКО
Погашена материально-ответственным лицом недостача, выявленная при инвентаризации кассы			Акт инвентаризации, распоряжение, ПКО

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У, ред. от 28.04.2008), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

Даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо, согласно представленным документам, приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;

В товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);

Товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете .

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от работников организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации	Излишне выданная сумма оплты труда
		Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от работника организации	Неизрасходованная сумма	Авансовый отчет
		Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам	Сумма погашения займа	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
		Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба	Сумма материального ущерба	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1

Поступления в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения дебеторской задолженности	Сумма погашаемой дебеторской задолженности	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
		Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в виде аванса по договору	Сумма аванса	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
		Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет погашения ранее предъявленных претензий	Сумма погашаемой претензии	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
		Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности	Сумма прибыли	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Протокол собрания учредителей

Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу организации с расчетного, валютного, специального счетов

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета организации	Сумма в рублях, полученная с расчетного счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка
		Поступление денежных средств в кассу с валютного счета организации	Сумма в валюте, полученная с валютного расчетного счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка
		Поступление денежных средств в кассу со специального счета	Сумма, полученная со специального счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка

Прочие поступления в кассу организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание