Излишки в кассе — что делать, штраф при выявлении, проводки в бухгалтерском учете. Отражение в проводках излишков и недостач в кассе Излишки в кассе - что это, как они возникают

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Установление лимита остатка ДС в кассе;
Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае.

Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

Как написать объяснительную

В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

Объяснительная содержит в себе два раздела:

В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет.

Выявлены излишки в кассе проводка

Внимание

Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами.

Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности.

К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы.

К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе.

Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе.
Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам.

Выявлены излишки в кассе по результатам инвентаризации проводка

Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ 50 91.1 Отражение излишков ДС в кассе 1 050 Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения.

Это делается одним из двух следующих способов:

Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку.
При этом учитываются такие информационные документы:

объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
накладные от поставщиков;
справки статистических структур и т.

Инфо

Инвентаризация кассы

В сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров должна проводиться инвентаризация кассы. При инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями № 49.

Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в которую входят представители администрации и различных служб предприятия. В комиссию включается представитель бухгалтерии, но не главный бухгалтер.
Инвентаризация кассы проводится, как правило, не реже одного раза в квартал. На предприятии издается приказ о проведении инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляются акты по форме № инв-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и по форме №инв-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
При обнаружении излишков или недостач в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Акты оформляются в 2-х экз. один из которых направляется в бухгалтерию.
Выявленные излишки денежных средств в кассе приходуются и относятся на прочие доходы (Кт сч. 91/1 «Прочие доходы»). Выявленная недостача денежных средств в кассе относится на виновное лицо (Дт сч.

Важно

Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94 - признан прочий расход в сумме недостачи.

Полиция нашла грабителя

Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя - ведь он должен будет возместить вам украденную сумму.

Запись сделайте следующую:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 - отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.

При расчете налога на прибыль действуйте так же, как и при обычной недостаче, взыскиваемой с кассира. То есть в доход и расход поставьте одну и ту же сумму.

Сотрудники банка выявили расхождения в суммах, когда принимали выручку

Бывает и такое: вы сняли кассу и передали наличные инкассаторам. А сотрудники банка открыли инкассаторскую сумку и обнаружили: по документам одна сумма, а в действительности - другая. Вы попросту ошиблись, когда пересчитывали деньги, передавая их инкассаторам.

Сданной налички оказалось больше

Если речь идет об излишках, то в бухучете отразите эти суммы как прочие доходы. В налоговом учете - это внереализационные поступления.

Выявлены излишки в кассе проводки

Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, - данные и факты.

В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

наименование организации;
ФИО руководителя и его должность;
название документа - «Объяснительная» (без точки в конце);
должность работника и его ФИО;
дата создания документа и подпись сотрудника.

Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер.
Копию нужно оставить себе - это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

Штраф за излишек в кассе

При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира.

Выявлены излишки кассы проводка

Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе - рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам.

При инвентаризации выявлены излишки денежных средств в кассе проводка

Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе.

Пересчет бланков

Недостача в кассе: проводки

Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти денежные документы ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов.

Порядок инвентаризации кассы компания устанавливает самостоятельно. Но есть случаи, когда инвентаризация кассы является обязательной:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации.

В ходе инвентаризации должно быть проверено наличие в кассе ценностей, перечисленных в методических указаниях по инвентаризации, положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 . Это следующие ценности:

наличные;
денежные документы (почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожные билеты, карты оплаты услуг связи, топливные карты и др.);
бланки ценных бумаг;
бланки документов строгой отчетности.

После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяется с данными учета по кассовой книге. Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе организации, составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (может применяться форма № ИНВ-15).

Фактическое наличие бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации). Результаты инвентаризации бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности отражаются в инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ИНВ-16).

Кроме того, производится инвентаризация:

денежных средств в пути;
денежных средств на расчетных счетах организации;
денежных средств на валютных счетах организации;
денежных средств на специальных счетах организации (кроме депозитных счетов, которые охвачены инвентаризацией в качестве финансовых вложений организации).

При инвентаризации денежных средств в пути сверяется остаток на счете 57 "Переводы в пути" с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. (п. 3.42 Методических указаний по инвентаризации, Инструкция по применению Плана счетов).

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков по счетам 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках" (кроме субсчета 55-3 "Депозитные счета") по данным бухгалтерского учета с данными выписок банков.

Рассмотрим, как надо отражать результаты, которые показала инвентаризация кассы.

Излишки в кассе

Допустим, вы сняли показания счетчиков ККТ. И видите, что наличная выручка на самом деле больше той суммы, что значится в распечатанном отчете. Другими словами, в кассе излишки.

Такие излишки занесите в графы 11 и 14 журнала кассира-операциониста, если вы применяете форму № КМ-4. Проводки здесь будут следующими:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
- отражена выручка, принятая по показаниям счетчиков ККТ;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
- признан прочий доход в виде излишка наличных в кассе.

В налоговом учете обнаруженные по кассе излишки покажите в составе внереализационных доходов. Сделайте это на дату, когда примете деньги в кассу организации.

Недостача в кассе

Теперь предположим, что инвентаризация кассы зафиксировала недостачу денег. Что делать?

Тут важно, заключили вы с кассиром договор о материальной ответственности или нет. Напомним, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.

Если договор есть, замечательно. Тогда вы вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Причем вам не придется доказывать вину работника. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, вы сможете добиться этого через суд.

В любом случае в бухучете вы сделаете такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- отражена недостача наличных;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с материально ответственного работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
- удержана сумма ущерба из зарплаты кассира.

В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба. А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.

Договор о материальной ответственности с кассиром не заключали? Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. Хотя если кассира по суду признают виновным в недостаче денег - другими словами, он умышленно похитил какую-то сумму денег из кассы, - тогда, конечно, вы вправе будете требовать возместить ущерб полностью.

В налоговом учете суммы недостачи можно списать как внереализационный расход.

Кассу ограбили

Вот неприятная ситуация - кассу компании ограбили. Само собой, о случившемся надо по горячим следам заявить в полицию. Но прежде чем это сделать, проведите инвентаризацию налички и составьте акт - можно по типовой форме № ИНВ-15. Ведь чтобы заявить о пропаже денег, сперва надо выяснить, сколько на самом деле похитили.

На день, когда оформите акт, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограбления кассы.

А надо ли вносить в кассовую книгу запись о случившемся? Вовсе нет. Просто на конец рабочего дня, когда вы зафиксировали пропажу, покажите условный остаток. Тот, что получился бы без вычитания украденной суммы. На начало же следующего дня отразите реальную сумму в кассе.

Проще говоря, факт разрыва между остатками на конец одного и начало другого дня показывать в кассовой книге не надо. Но приложите документы, подтверждающие причину такого расхождения. К примеру, акт ревизии наличных, документы из полиции, пояснительные записки сотрудников и другие бумаги о краже.

В зависимости от того, найдут виновников или нет, исчезнувшие из кассы деньги вы тем или иным образом зафиксируете в бухгалтерском учете.

Виновника не удалось найти

К сожалению, часто уголовные дела приостанавливают. Проще говоря, полиция так и не находит грабителей. Если у вас именно такой случай, то в бухучете пропавшие суммы отнесите к прочим расходам, а в налоговом - к внереализационным (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
- признан прочий расход в сумме недостачи.

Полиция нашла грабителя

Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя - ведь он должен будет возместить вам украденную сумму. Запись сделайте следующую:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.

В процессе деятельности предприятия нередко выявляются недостачи или излишки ТМЦ. Какие проводки по инвентаризации при расхождениях необходимо сделать бухгалтеру? Какими документами правильно отразить эту процедуру, рассмотрим далее.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Важнейшая цель бухучета организации – обеспечение сохранности и контроль эффективности использования активов. Инвентаризация помогает определить актуальные на отчетную дату фактические остатки ТМЦ, сопоставить их с учетными данными и своевременно выявить излишки, пересортицу или недостачу. Корректное отражение инвентаризации в бухгалтерском учете требует подготовки. При плановом проведении руководителем утверждается приказ о проведении по форме ИНВ-22 с указанием сроков, ответственных лиц комиссии и предмета процедуры. Внеплановое проведение осуществляется при различных чрезвычайных обстоятельствах.

Результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами:

Инвентаризационная ведомость – форма заполняется согласно унифицированным бланкам Постановлений Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г., № 26 от 27 марта 2000 г. В зависимости от инвентаризационного объекта могут использоваться формы ИНВ-1 (для объектов основных средств), ИНВ-1а (для объектов нематериальных активов), ИНВ-3 (для ТМЦ), ИНВ-11 (для расходов, относящихся к будущим периодам), ИНВ-15 (для наличных денежных средств) и прочие бланки.
Сличительная ведомость – форма заполняется для отражения конечных результатов и расхождений по объектам инвентаризации. ИНВ-18 применяется для отражения объектов основных средств , ИНВ-19 – для ТМЦ.
Акт по форме ИНВ -24 – составляется в целях контроля процедуры.

Обратите внимание! Согласно закону № 402-ФЗ предприятие вправе самостоятельно разрабатывать формы применяемых первичных документов в случае наличия всех обязательных реквизитов.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации

Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):

Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.

Излишки при инвентаризации: проводки

Обнаруженные излишки активов организации могут быть использованы ей в процессе будущей деятельности. При списании на счета затрат производства используются счета 20, 23, 25, 26, 29. Для учетных данных берется стоимость оприходования излишков при инвентаризации.

Вывод – если обнаружен излишек, проводка формируется по дебету счета оприходования объекта, кредиту счета отнесения доходов.

Недостача при инвентаризации: проводки

	Счет по дебету	Счет по кредиту
Выявлена недостача ТМЦ
Выявлена недостача объектов основных средств
Выявлена недостача товаров, готовой продукции
Отражено списание недостачи в рамках естественной убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на установленное виновное лицо сверх норм убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на прочие расходы предприятия, так как виновник не установлен, а по суду взыскать долг невозможно

Инвентаризация является одним из методов ведения бухгалтерского учета и выступает в качестве инструмента подтверждения фактического наличия и учетных данных. Более подробно рассмотреть понятие инвентаризация можно в рамках изучения дисциплины: «Теория бухгалтерского учета», в статье: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета ».

Применение данного метода имеет достаточно древние корни и является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета любого предприятия.

Инвентаризация кассы в свою очередь обеспечивает подтверждение правильности оформления кассовых операций, способствует выявлению ошибок и выполняет контролирующую функцию за сохранностью денежных средств.

Нормативной базой при проведении инвентаризации выступают:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49

Согласно данным нормативным документам законодательно закреплены случаи обязательного проведения инвентаризации:

имущество, передаваемое в аренду, а также при осуществлении выкупа или его продажи;

имущество государственной или муниципальной организации в случае его преобразования;

ежегодно все имущество, инвентаризация которых проводилась до 1 октября перед составлением годовой отчетности, при этом для отдельных категорий есть свои особенности.

в случаях смены материально-ответственного лица (в день передачи дел);

в результате фактов хищения и порчи имущества;

при возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, пожаров;

имущество организации, подлежащей ликвидации, реорганизации;

Кроме того, предприятие вправе проводить внеплановую инвентаризацию кассы. Такой вид инвентаризации осуществляется в сроки, определенные руководством организации и отражается в приказе о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причин ее проведения. Типовыми причинами при этом могут выступать:

выполнение контролирующей функции, повышение ответственности кассового работника;
выяснение причин возникновения ошибок в учете;
по предписанию внешних контролирующих органов.

Инвентаризационная комиссия: понятие, состав, функции

Перед проведением инвентаризации руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации. Данный приказ определяет наименование имущества, обязательств, подлежащих проверке. Кроме того, данный приказ содержит в себе сведения о сроках проведения, причине, а также о составе инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия подписывает данный приказ в лице председателя комиссии и членов комиссии, с указанием занимаемых должностей.

Понятийная справка!

Инвентаризационная комиссия – это специальная комиссия, созданная на предприятии с целью осуществления сверки учетных данных с фактическими.

Согласно п.2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 состав комиссии, является постоянно действующим. Однако при большом объеме работ могут создаваться рабочие комиссии. Состав инвентаризационной комиссии определяется внутренним распорядительным документом (приказом).

Персональный состав комиссии включает в себя:

представитель управляющего звена организации;
сотрудник бухгалтерской службы;
сотрудник аудиторской службы внутри предприятия/ представитель независимой аудиторской компании;
работник отдела безопасности компании и др.

Отсутствие даже одного члена комиссии является основанием для аннулирования результатов инвентаризации.

В случае отсутствия кадровых изменений в составе комиссии нормативная база не обязывает предприятие переиздавать приказ, закрепляющий ее состав.

Ключевой функцией инвентаризационной комиссии является контролирующая функция . Данная функция реализуется через систему основных направлений, подлежащих проверке:

Хранение в кассе денежной наличности, согласно установленного лимита. Проверка данного условия проводится путём сверки остатка денежных средств в кассе на конец дня с размером суммы лимита.
Наличие и актуальность заключённых договоров с кассирами о полной материальной ответственности.
Соблюдение порядка заполнения кассовой книги и иных кассовых документов.
Сохранность наличных денежных средств. В случае обнаружения излишка или недостачи, выяснение причин и выявление виновников.
Корректность проставленной контировки на соответствие распределения по статьям затрат.
Проверка соблюдения сроков принятия к учету первичных кассовых документов и др.

Каждое предприятие, осуществляющее транзакции с денежной наличностью, обязуется совершать проверку кассы путем проведения инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации, основные правила

Начальным этапом проведения инвентаризации является приостановка работы кассы и предоставление комиссии последних первичных документов по движению кассовой наличности. При этом лицо с которым заключен договор о полной материальной ответственности (кассир, бухгалтер на которого возложены функции кассира) обязан сдать составленный кассовый отчет на день проведения инвентаризации, а также расписку, что документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу денежные средства оприходованы, а выданные – списаны в расход.

Следующим шагом является проверка денежной наличности, а именно прямой пересчет денег в кассе в присутствии всех членов комиссии, а также материально-ответственного лица. Пересчитывается наличность в сейфе (банкноты, монеты) и денежные документы. Полученная сумма сверяется с остатком денежных средств согласно учетных данных (первичных документов, бухгалтерской программой). Кроме того, в случае если предприятие осуществляет расчеты с использованием контрольно-кассовых машин, то обязательной проверке подлежат показатели ККМ.

Основные правила проведения инвентаризации:

Обеспечение присутствия всех членов комиссии, утвержденных приказом. Данное условие является обязательным для признания результатов инвентаризации действительными.
Документы составляемые в процессе инвентаризации оформляются минимум в двух экземплярах (сличительные ведомости, акты, протоколы).
Материально-ответственное лицо обязательно должно присутствовать при проведении инвентаризации.
Документация, составляемая по результатам инвентаризации, подлежит подписанию всеми участниками инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

Инвентаризационный акт является заключительным документом при проведении проверки и содержит сведения об учетных и фактических данных.

Оформление результатов инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации осуществляется путем формирования следующих документов:

«Акт инвентаризации наличных денежных средств» (форма № ИНВ-15) ;
«Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (форма № ИНВ-16) .

Акт инвентаризации, как и остальные документы составляется в двух экземплярах. При смене материально-ответственного лица в трех экземплярах. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй передается МОЛ сдавшему ценности, третий экземпляр – МОЛ принимающему ценности.

Сопоставление учетных и фактических данных при оформлении акта инвентаризации, позволяет сделать вывод об их соответствии либо о наличии расхождений. Данная информация направляется главному бухгалтеру и руководителю организации для принятия дальнейших решений.

Соответствие фактических данных учетным подтверждает качественную работу кассира и правильное построение учета кассовых операций.

Обнаружение каких-либо отклонений (недостача, излишек) предполагает выяснение причин их возникновения и отражения данных несоответствий в акте проверки.

Типовые проводки по оформлению инвентаризации кассы в бухгалтерском учете

Бухгалтерские записи по данным акта отражаются на счете 50

№	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы	Корреспондирующие счета
№	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Оприходованы излишки денежной наличности, обнаруженные при инвентаризации в кассе		50	91/1
2	При инвентаризации обнаружена недостача денег в кассе	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	94	50
3	Сумма недостачи отнесена на кассира	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	73/2	94
4	Кассир внес в кассу сумму недостачи	ПКО	50	73/2
5	Сумма недостачи удержана с оплаты труда кассира	Расчетно-платежная ведомость	70	73/2
6	Обнаруженная суммы недостачи денег в кассе отнесена на прочие расходы предприятия (виновные не обнаружены)	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	91/2	94

Основные нарушения выявленные в ходе инвентаризации кассы

При проведении инвентаризации возможно обнаружение следующих нарушений:

обнаружение недостачи/излишка;
несоблюдение лимита денежной наличности в кассе;
отсутствие или неправильное оформление договора о полной материальной ответственности с МОЛ;
ошибки в оформлении первичных кассовых документов;
ошибки в контировании затрат по счетам и др.