Представительские расходы первичные документы. Представительские расходы: оформляем документы. Что представляет собой смета на представительские расходы
1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.
2. Как документально подтвердить представительские расходы.
3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.
Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.
Какие расходы относятся к представительским
Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
- участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:
1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.
! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний . Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.
Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.
Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам :
- оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
- подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
- организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).
4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Документальное подтверждение представительских расходов
Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):
— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии . Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:
- время и место проведения представительского мероприятия;
- состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
- сумма расходов на организацию мероприятия;
- итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
- смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.
Налоговый учет представительских расходов
Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.
Общая система налогообложения
Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.
«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.
Пример.
Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:
в I квартале:
- норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
- норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
- НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).
в I полугодии:
- норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
- норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
- НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).
Упрощенная система налогообложения
При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).
Бухгалтерский учет представительских расходов
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.
|
Дебет счета |
Кредит счета | |
44 «Расходы на продажу» |
Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам | |
| 10 «Материалы» | Списаны материальные ценности, использованные при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания) | |
| 90-2 «Себестоимость продаж» | 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» |
Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности |
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» |
Отражен «НДС» по представительским расходам | |
| 68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету |
| 91-2 «Прочие расходы» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года |
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");
Нормативная база
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1
- Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106; от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11
- Письма Минфина РФ
- от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149,
- от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351,
- от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176,
- от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136,
- от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796,
- от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119,
- от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе
Для поддержания крепких деловых связей с контрагентами необходимы не только деловые встречи и переговоры, проводимые в офисе, но и обсуждение совместных проектов в неформальной обстановке.
Такое общение способствует установлению приятельства, что в свою очередь переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более высокий уровень.
Кроме того, проведение деловых переговоров в неформальной обстановке способствует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.
Для установления неформальных отношений при проведении деловых встреч используются:
- совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) - банкеты, приемы и т.д.,
- посещение различных культурных и развлекательных мероприятий,
- прочие тому подобные встречи.
- буфетное обслуживание,
- оплата услуг переводчика.
В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
При этом, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества,
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика,
К представительским расходам относятся расходы:
1. На проведение официального приема:
- завтрака,
- обеда,
- иного аналогичного мероприятия
2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Буфетное обслуживание во время переговоров.
4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию:
- развлечений,
- отдыха,
- профилактики или лечения заболеваний.
В нашей статье будут рассмотрены:
- порядок оформления представительских расходов,
- особенности налогового учета представительских расходов.
Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.
При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы, связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.
Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.
Особое внимание нужно обратить на:
- виды производимых расходов,
- состав участников встречи,
- место ее проведения,
Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).
Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.
Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.
Таким образом, проведение деловых встреч преследует следующие цели:
- Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
- Пролонгация имеющихся договоров и согласование их условий.
- Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
- И т.п.
В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде. При этом, суды довольно часто принимают сторону налогоплательщика.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008г. по делу №А05-5668/2007 указывается, что специальной нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров» .
В данном постановлении также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность» .
Для целей налогового учета не имеет особенного значения название проводимого мероприятия.
Так, представительские расходы могут осуществляться при проведении:
- официального приема,
- деловой встречи,
- переговоров,
- совещаний,
- собраний,
- конференций,
- прочих подобных мероприятий.
- совета директоров,
- правления,
- иного руководящего органа налогоплательщика.
- о цели (повестке дня),
- месте заседания,
- времени проведения заседания руководящего органа компании,
- составе участников заседания.
- расходы связанные с арендой помещений,
- подготовкой и рассылкой необходимой информации,
- акционеров,
- пайщиков,
- участников,
Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов (объяснить цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет недостаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.
В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика» .
В результате суд принял решение в пользу налогового органа.
Ниже мы рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при учете представительских расходов в налоговом учете и позицию Минфина, отвечающего на эти вопросы.
Частные ситуации - разъяснения Минфина.
1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара не учитываются в расходах для целей налогового учета.
Для поддержания делового сотрудничества и для увеличения количества заключаемых договоров компания организовала бизнес-семинар для своих клиентов.
В рамках семинара проходила презентация нового продукта, а также подведение итогов работы за 2010 год с основными дилерами.
После официальной части семинара компания провела развлекательную программу для участников:
- прогулка на теплоходе,
- выступление артистов,
- фуршет.
Отрицательный ответ Минфина в Письме от 01.12.2011г. №03-03-06/1/796 был вполне ожидаем:
«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.
Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся в том числе расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций , так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса.»
2. Расходы на ужины с контрагентами в позднее ночное время, в том числе расходы на ужины в командировках при проведении переговоров, могут учитываться в составе представительских расходов для целей налогового учета.
Для учета таких расходов, они должны быть оформлены должным образом и документально подтверждены.
Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675:
«Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.
Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов , подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.»
3. При учете представительских расходов на проведение мероприятий, нужно обеспечить возможность отделения принимаемых расходов для целей налогового учета от не принимаемых:
3.1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.
3.2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.
Такой позиции придерживается Минфин в своем Письме от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176:«Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Учитывая изложенное, расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров на 2010 год согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.
Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.»
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
При этом, расходами для целей налогового учета, признаются:
- обоснованные,
- документально подтвержденные
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:
- оформленными в соответствии с законодательством РФ,
- оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
- косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, экономическая оправданность и документальное подтверждение необходимы для всех видов расходов.
А для признания представительских расходов в налоговом учете нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.
В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, данные налогового учета должны отражать:
- порядок формирования суммы доходов и расходов,
- порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
- сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
- порядок формирования сумм создаваемых резервов,
- сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
- Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- Аналитические регистры налогового учета;
- Расчет налоговой базы.
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
«Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.»
Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.
В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.
В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен конкретный список документальных актов
, которые бы подтверждали при начислении налогов. Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.
Большинство предпринимателей руководствуются пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ , который регламентирует признание производимых расходов, если они имеют документальное подтверждение и экономическое обоснование. Таким образом, под доказательством понимаются такие затраты организации, которые оформлены соответствующими документами, согласно нормативно-правовой базе РФ.
В связи с этим бухгалтерские сотрудники компании должны грамотно и согласно утвержденному порядку составлять как внешние первичные акты, так и внутренние распорядительные документы.
Под внешними первичными актами, согласно которым можно произвести оформление представительских затрат, являются:
- товарные накладные;
- различные расходные акты;
- товарные чеки;
- фактурные счета.
Также представительские затраты могут составляться при помощи следующих внутренних организационных документов :
- Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
- Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
- Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
- Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
- Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
- Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
- Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
- Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
- Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
- Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
- Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.
Требования
Для грамотного оформления представительских затрат, кадровый сотрудник предприятия должен выполнять требования статьи 9 №129-ФЗ от 21.11.1996., а именно, обязательно во всех оформляемых бумагах по данным расходам должен отобразить следующие сведения
:
- наименование документального акта;
- дата формирования;
- порядковый номер согласно учету канцелярии;
- название предприятия, где формировался определенный документ;
- содержание хозяйственного процесса;
- натуральное и денежное выражение измерителя хозяйственного процесса;
- перечень лиц, ответственных за оформление и осуществление хозяйственного процесса, назначенных распоряжением руководителя;
- подписи ответственных лиц.
Помимо этого, в оформляемых документах по представительским расходам нужно указать такие данные :
- Точную дату официальной встречи.
- Место, где проводилось или будет проводиться деловое мероприятие, с указанием конкретного адреса.
- Проект встречи, заседания или других проводимых мероприятий.
- Перечень всех членов организации, принимавших участие в мероприятии. При этом нужно прописывать участников как со стороны предприятия-организатора, так и со стороны сторонней фирмы-гостя.
- Задачи, преследуемые мероприятием.
- Предполагаемая сумма затрат.
Примеры
При командировке
: финансовый директор ООО «Цемент» Кондратенюк В.И. был командирован в г. Липецк для ведения деловых переговоров с уполномоченными сотрудниками ООО «Бетонит». Задача данных переговоров заключается в осуществлении совместного ведения бизнеса, а именно, выпуск новой продукции и ее реализация. В соответствии с распоряжением директора предприятия, расходы по проведению мероприятия оплачивает Кондратенюк В.И.
Сумма затрат на осуществление деловой встречи, а именно, ужин в ресторане составил 8678 рублей, при этом НДС составил 1457 рублей.
В бухучете ООО «Цемент» представительские затраты были показаны следующими проводками.
Дт 26 Кт 71 — учтены понесенные Кондратенюком В.И. расходы во время командировочной поездки (8678 рублей – 1457 рублей) = 7221 рубль. Подтверждающими документами являются предоставленные:
- авансовый отчет;
- из ресторана;
- отчет об итогах поездки;
- акт о результатах проведенных переговорах.
Дт 19 Кт 71 — учитывают сумму НДС по представительским затратам, понесенных командировочным лицом.
В результате проведения культурно-развлекательного мероприятия : в январе 2017 года ООО «Компьютер» организовало деловую встречу с партнерами по бизнесу, программа мероприятий состояла из посещения исторического музея г. Москвы и обеда в японском ресторане «Тануки». Для осуществления данной программы сотруднику ООО «Компьютер» Недоеву А.М. были выданы подотчетные наличные средства в сумме 86000 рублей.
Однако, Недоев А.М. на проведение мероприятий, потратил из всей суммы только 68500 рублей, а именно:
- билеты в исторический музей – 15700 рублей;
- обед в ресторане «Тануки» — 43800 рублей;
- доставка к месту назначения деловых партнеров – 9000 рублей.
Бухгалтерский работник ООО «Компьютер» сделал в бухучете следующие проводки :
- Дт 71 Кт 50 — выданные подотчетные средства в сумме 86000 рублей (подтверждающий документ – расходный контрольно-кассовый ордер);
- Дт 44 Кт 71 — взяты к учету затраты на посещение музея и обед (15700 + 43800) = 59500 рублей (акты – чек из ресторана, билеты из музея, авансовый отчет);
- Дт 50 Кт 71 — возвращение неиспользованных денежных средств в кассу предприятия 17500 рублей (доказательство – наличие приходного кассового ордера);
- Дт 44 Кт 76 — счет, выставленный транспортной фирмой за предоставленные услуги, равен 9000 рублей (подтверждение – счет-фактура).
Налоговый кодекс РФ не рассматривает поход в музей и транспортные затраты как представительские расходы.
Документы
Приказ
является внутренним распорядительным актом предприятия и должен включать следующую информацию
:
- название субъекта хозяйствования;
- наименование акта (приказ, служебное поручение или распоряжение);
- цель и задачи запланированного мероприятия;
- резолютивные определения, касающиеся определенных лиц (это могут быть сотрудники, на которых возлагается ответственность проводимой программы или задачи);
- утверждающая подпись непосредственного руководителя организации;
- ознакомительные подписи сотрудников, на которых возложены те или иные обязательства;
- список дополнений, если таковые существуют.
Положение должно иметь следующие разделы :
- информация о предназначении документального акта;
- перечень понятий и терминов, используемых в положении;
- задачи осуществления учитываемых затрат;
- указание местоположения, где будут проводиться официальные мероприятия;
- перечень организаций, задействованных в планируемом проведении мероприятия;
- список представительских расходов;
- порядок составления учета представительских расходов;
- правила взаимоотношений со сторонними компаниями.
Правильно оформленный акт обязательно должен содержать следующую информацию :
- затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
- денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
- фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
- наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
- подпись главного бухгалтера организации;
- утверждающая подпись руководителя компании.
Для формирования отчета отображаются следующие сведения :
- дата составления;
- основная тематика проведенной представительской программы;
- итог проведенного мероприятия;
- перечень лиц, принимавших участие в запланированной программе;
- место и время проведения программы;
- список подтверждающих документов.
Подробное определение данного типа расходов представлено в данном видео.
Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в . Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.
Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):
- оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
- расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
- затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
- оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.
Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита - 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.
Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.
Приказ может выглядеть следующим образом:
Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году
Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.
Данный документ содержит сведения:
- название хозяйствующего субъекта;
- заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
- дата составления документа и месторасположение субъекта;
- цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
- обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
- дата и время мероприятия;
- перечисление запланированных рабочих моментов;
- назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
- указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
- виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.
В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.
Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании. Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.
Оформление итогов деловой встречи
По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.
В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.
Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.
Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.
Образец оформления
Образец приказа на представительские расходы 2017 —
ее составления не утвержден законодательно — будет являться значимым элементом документооборота в фирмах, которые проводят официальные мероприятия. В чем заключается предназначение данного документа и где можно загрузить его образец?
Для чего нужна смета представительских расходов?
К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- с организацией официальных деловых мероприятий;
- с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
- с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.
В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.
Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:
- издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
- составления сметы представительских расходов;
- составления отчета о представительских расходах;
- дополнения указанных источников первичными документами.
Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.
Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.
Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.
Изучим, что может представлять собой данная смета.
Что представляет собой смета на представительские расходы?
Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:
- графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
- сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
- наименования документа;
- сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
- перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
- информации об общей сумме предполагаемых расходов;
- сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).
Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.
Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем
В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.
Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.
В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:
- наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
- дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).
Составление сметы: количество участников
Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:
- сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
- лицами, не входящими в штат фирмы.
Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.
Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.
Составление сметы: отражаем расходы
Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.
В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.
В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.
Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.
Составление сметы: заверяем документ
Несмотря на то что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:
- главного бухгалтера;
- лица, ответственного за составление сметы.
Также указываются их Ф. И. О. и должности.
Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.
Изучим данный аспект использования сметы подробнее.
Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы
В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.
Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.
В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.
Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.
Итоги
Фирма, организующая с той или иной степенью периодичности различные официальные мероприятия и несущая расходы, возникающие в связи с проведением данных мероприятий, может использовать соответствующие затраты в уменьшение налоговой базы — в пределах, установленных НК РФ (4% от расходов по оплате труда). Для этого представительские расходы должны быть документально подтверждены. В этих целях может использоваться смета.
Ознакомиться с иными фактами о работе с представительскими расходами вы можете в статьях:
