Бухгалтерская форма акт сверки по накладным. Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения. Цель составления акта

Неопытные бухгалтеры и предприниматели порой совершенно зря недооценивают важность регулярного проведения сверки взаиморасчетов и подписание соответствующих актов обеими сторонами. Когда акт сверки взаиморасчетов действительно важен:

в случае предоставления продавцом отсрочки платежа;
в случае регулярных и стандартных сделок/предоставления услуг;
с случае широкого ассортиментного ряда;
в случае высокой стоимости товара/услуг;
в случае необходимости заключения большого числа договоров и дополнительных соглашений.

Вообще, акт сверки – это своеобразная демонстрация хорошего тона. Заключили сделку – выполнили свои обязательства – подписали соответствующий документ. Для тех, кто не приемлет лирику, сообщу, что хоть и суды (см. Постановления ВАС РФ) отрицают, что акт сверки - это признание должником суммы долга, без акта сверки взаиморасчетов суды вообще возвращают дела в виду недостаточности требований. На самом деле отказ мотивирован нежелании копаться в многочисленных платежках, счетах-фактурах и накладных. Именно поэтому не стоит перекладывать ответственность с больной головы на здоровую и самостоятельно позаботиться о сверке взаимных обязательств и требований.

Как правило, акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерией организации, но подписан он должен быть исключительно первым лицом: директором или предпринимателем . Если для проведения сверки взаиморасчетов стороны направляют друг к другу своих представителей, то им обязательно нужно выдать доверенности для удостоверения его личности и придания акту легитимной силы. В документ должны быть отражены все операции за определенный период с данным партнером.

Оформляется акт сверки взаиморасчетов в форме реестра. Форма данного документа законодательно не утверждена , поэтому может быть разработана организацией самостоятельно, однако при составлении акта лучше придерживаться требований, выдвигаемых к первичным документам. Затем документ в 2-х экземплярах направляется в адрес контрагента.

Причем, если вы сверяетесь со своими поставщиками или покупателями регулярно, то можете провести сверку только по одной спорной позиции, например:

конкретному договору;
определенному артикулу товара;
одной поставки.

В целях получения объективной картины сверка взаиморасчетов проводится либо с начала возникновения взаимоотношений (дата подписания договора, дата поставки) либо с момента проведения последнего взаиморасчета.

Чтобы не делать двойную работу, то можно приобщить проведение сверки взаиморасчетов к обязательной ежегодной инвентаризации : перед сдачей годового отчета предприниматель обязан провести инвентаризацию, цель которой выявить дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Это требование п.2 ст. 12 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Сверка расчетов с контрагентами включает проверку учетных данных следующих счетов:

205 00 000 «Расчеты по доходам»;
206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

Результаты инвентаризации оформляются актами сверки. Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, с которыми обе стороны согласны, то данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с принятым сторонами решением. Однако не стоит думать, что достаточно «ударить по рукам», все первичные документы должны быть восстановлены и подшиты для хранения у обеих сторон.

Сверку взаиморасчетов проводят также:

при завершении ответственного этапа работ (в строительстве, отгрузке);
при факте кражи, подозрении на хищение, пожаре, затоплении и т.д.
при смене ответственных лиц (приеме на работу или увольнении);
по окончании всех договорных отношений с контрагентами.

Сверка взаиморасчетов может быть инициирована любой стороной , как дебитором, так и кредитором. Причем необходимость проведения такого рода процедуры может быть прописана специальным приказом, а может быть закреплена в положениях о документообороте в организации.

Все бы хорошо, вот только есть одно НО: нередки ситуации, когда одна из сторон, естественно, должник отказывается от проведения сверки взаиморасчетов и подписания акта сверки или даже акта разногласий. Как правило, он мотивирует это тем, что у него все в порядке, разбирайтесь, мол, сами, это ваши внутренние проблемы бухгалтерии.

К сожалению, инициатор сверки никак не в силах повлиять на контрагента законным путем, можно пригрозить отказом в дальнейшем сотрудничестве, но это нанесет ущерб и вашему бизнесу тоже. Тут следует выбирать меньшее из зол, а на будущее прописывать в договоре о:

необходимости проведения сверки расчетов;
сроках такой проверки и ее периодичности;
порядке проведения сверки;
сроках подписания акта сверки или для мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
предварительном согласовании формы акта сверки.

Самый действенный пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов – это штрафные санкции в случае неисполнения условий договора. Если ничего не помогает, то тогда единственный выход – обращаться в суд.

Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2019 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать - ниже есть образец.

Акт сверки: скачать бланк (excel)

Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.

Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.

Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую - его контрагент. Пример акта сверки - далее.

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.

Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец

В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные - в кредит.

Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.

Акт сверки: заполнить онлайн

В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel - по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно - сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже - акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.

В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн - и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.

Кто подписывает акт сверки?

Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.

Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными - ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.

Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.

Если контрагент не согласен - составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.

Акт сверки с разногласиями: образец заполнения

В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь - скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.

Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.

Вам также могут потребоваться

В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг - хороший тон. Рассмотрим их подробнее.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец

Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:

Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.

Запрос акта сверки у контрагента: образец

Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец - ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.

Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец

Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.

В письме обязательно укажите:

банковские реквизиты организации,
документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
причины, сумму и сроки возврата.

Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.

Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?

Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.

Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами» . Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.

Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов - образец заполнения 2019 В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов - скачать его можно Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно

Организация должна обеспечивать полноту и достоверность данных, отражаемых в ее бухгалтерском учете и финансовой отчетности. В этих целях проводится в том числе инвентаризация расчетов. Она направлена на проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризация расчетов производится на основании составленных и согласованных с контрагентами актов сверок. Напомним, что проводить инвентаризацию расчетов необходимо, как минимум, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения , утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Периодичность составления актов сверки в иных случаях контрагенты определяют самостоятельно.

Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, расскажем в нашей консультации.

Как сделать акт сверки?

Единой, обязательной к применению формы акта сверки (бланка) не существуют. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой. Нужно только выбрать из справочника контрагента, по которому необходимо сформировать акт сверки, указать дату, на которую акт сверки составляется, а также период, за который расчеты с контрагентом будут показаны в акте сверке. Также возможна различная степень детализации актов сверки: по контрагенту в целом или, скажем, в разрезе конкретного договора.

Конечно, акт сверки можно составлять и вручную. Но этот процесс, естественно, будет более трудоемким.

Для акта сверки образец формы обычно представляет собой таблицу, разделенную на 2 части - для отражения данных об операциях каждым из контрагентов. В ней указываются наименование операции, документы-основания, суммы по дебету и кредиту. А сальдо начальное в акте сверке что это? В начале и конце таблицы в акте сверке обычно приводятся сведения о сальдо на начало и конец периода сверки, т. е. об остатке задолженности. Дебетовое сальдо в разделе, заполненным по данным организации А, показывает, сколько ей должна организация Б, сведения об операциях которой отражаются в противоположной части таблицы. Соответственно, например, конечное кредитовое сальдо означает, сколько организация А остается должна организации Б на конец периода сверки. А задолженность в пользу в акте сверки что означает? Она показывает сумму и контрагента, перед которым на конец отраженного в акте сверке периода есть задолженность.

Организация, инициировавшая составление акта сверки, передает его своего контрагенту и предлагает заполнить в таблице сведения о состоянии расчетов по его данным. Иногда, когда компании уверены, что расхождений не будет, акт сверки передается с уже заполненными обеими частями сверочной таблицы (т. е. за обоих контрагентов). Второй стороне остается только подписать его. Если расхождения будут выявлены, подписывать такой акт контрагент не будет, а может передать свой экземпляр акта сверки или направить протокол разногласий, который также составляется в произвольной форме.

При составлении актов сверки важно контролировать, чтобы они были подписаны уполномоченными лицами. Это руководитель организации или лицо, действующее от имени организации по доверенности. Ведь в противном случае, будет сложно доказать, что контрагент действительно признал свой долг на основании такого акта сверки.

Для акта сверки взаиморасчетов образец заполнения 2018 приведем ниже.

Для акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Акт сверки и срок исковой давности

Напомним, что подписание сторонами акта сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности, который в общем случае составляет 3 года. Ведь составление акта с должником означает, что он признал свой долг (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, срок исковой давности после составления акта сверки начинает течь заново. Именно поэтому, если организация уверена, что должник не вернет деньги, подписание с ним акта сверки только отсрочит момент, когда кредитор сможет списать долг в убыток и учесть его при налогообложении прибыли. Подробнее о списании задолженности с истекшим сроком исковой давности мы рассказывали .

Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.

Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.

Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.

С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.

На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.

Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.

Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.

Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.

Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.

Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.

Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.

Правила оформления Акта

Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (239) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (29) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (19) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (436) 2.1. Общие вопросы налогообложения (29) 2.10. Налог на профессиональный доход (15) 2.2. УСН (48) 2.3. ЕНВД (47) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (37) 2.4.1. НДС (18) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (25) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (69) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (87) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (105) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (2) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (23) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (26) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (5)