Сдать 2 ндфл электронном виде. Что за справка вообще

Что такое НДФЛ? Сегодня, этот вопрос задают те, кто получает заработную плату. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – это налог, который удерживается с физических лиц. Резидент или нерезидент, который получает доход с какого либо вида деятельности в стране, должен уплатить налог с дохода физлиц.
Рассмотрим, виды доходов, которые облагаются НДФЛ:
- заработная плата, начислена плательщику налога согласно трудового контракта;
- сумы вознаграждений;
- сдача квартиры, дома в аренду, лизинг;
- продажа интеллектуальной собственности,;
- дивиденды, приз;
- подарок имущества в наследство;
Плательщики налога обязаны подавать налоговый отчет по результатам года, а также своевременно уплачивать налог.
Наша страна всячески прилагает усилия, чтобы помочь своим жителям, поэтому есть определение - налоговый вычет. Спросите вы, что это за термин? Это денежные средства, которые не облагаются налогом на доходы, даже если вы уплатили налог вы имеете полное право на возврат этих денежных средств.
Вы можете сделать возврат из бюджета часть вами уплаченного налога по следующим признакам:
- за свое обучение или обучение ваших детей (если дети учатся в университете на очной форме и им не более 24 лет);
- налоговый вычет «на себя» (могут получить инвалиды І и ІІ групп, «чернобыльцы», военнослужащие, погибшие при защите СССР и др.);
- если у вас есть ребенок (на третьего и последующих детей);
- вычет на лечение (утвержден список медикаментов);
- при продаже недвижимости, если она находилась в собственности не менее 3 лет;
- при покупке жилья (этот вычет всем малоизвестен и он предоставляется всего один раз за всю жизнь).
На сегодняшней день, многие из нас пользуются кредитами. Не каждый может себе позволить такую роскошь как купить новый автомобиль или квартиру за наличные, поэтому приходится брать кредит, чтобы свершить долгожданную покупку. Во всех банковских организациях существуют жесткие требования при оформлении кредитов на крупные суммы, поэтому одним из главных запрашиваемых документов заемщика является справка формы 2-НДФЛ.
Форма 2-НДФЛ – это отчет предприятия, который предоставляется в налоговую службу о начисленной зарплате и вычетах сотрудника. Справку получить можно у работодателя по письменному запросу. Бухгалтерия должна в течении трех дней предоставить вам копии документов, связанных с работой.
Рассмотрим, для каких же целей нужна справка 2-НДФЛ. Как было указано выше, наиболее часто справку требуют банки от заемщика для оформления кредита на большую сумму. К тому же, в случае перехода на новую работу отдел кадров может затребовать у вас эту справку, оформленную предыдущим работодателем. Нужна справка и для оформления налоговых вычетов. Также требуется и в иных случаях, например для расчета пенсии, при участии в судебных разбирательствах и другое. Если вы любите путешествовать, то при оформлении визы в посольстве у вас могут затребовать справку.

Как отправить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию, зависит о того, сколько у компании сотрудников. Если работников не меньше 25 человек, налоговые агенты отправляют справки 2-НДФЛ по ТКС.

Как отправить 2-НДФЛ через оператора ЭДО

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

Какие документы ждать из инспекции в ответ на 2-НДФЛ

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах .

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Что делать, если в справках 2-НДФЛ есть ошибки

Справки, которые не прошли форматный контроль, нужно уточнить и пересдать. Причем если часть справок инспекция приняла, то пересдать нужно только те справки, в которых были ошибки. То есть надо сформировать файл только с уточненными справками. Выгружать все справки (и правильные, и ошибочные) не нужно. Иначе инспекция повторный отчет не примет. Это следует из пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576 , и подтверждается письмом ФНС России от 5 сентября 2013 г. № БС-4-11/16088 .

Чтобы аннулировать справку с ошибочными показателями, отправьте эту справку с кодом корректировки 99 . В ней укажите только реквизиты самого человека (фамилия, имя, отчество и др.). Данные о начислениях и выплатах в справке с кодом 99 не показывайте. Подтверждением правильности аннулирующей справки станет стандартный протокол, где в графах «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» будут указаны нули.

После аннулирования ошибочной справки составьте новую форму с правильными сведениями (если это необходимо) и передайте ее в инспекцию.

Важно! Аннулирующую справку подавайте только в том случае, если сведения отправили ошибочно. К примеру, передали исходную справку не в ту налоговую инспекцию. Сдавать аннулирующую форму 2-НДФЛ перед подачей корректировочной не обязательно. Кстати, раньше программное обеспечение налоговых инспекций не позволяло принимать корректирующие справки после того, как первичную справку аннулировали. В настоящее время эта недоработка устранена. Теперь после аннулирующей справки на того же человека можно подать корректировочную. Для этого составьте новую справку и укажите номер корректировки, следующий за тем, который ставили до подачи аннулирующей справки. Об этом сказано в письме ФНС России от 10 июня 2016 г. № БС-4-11/10398 .

Чтобы исправить справки, которые не прошли форматный контроль, потребуется какое-то время. Из-за этого налоговый агент может не уложиться в срок, установленный законодательством (до 1-го апреля), и уточненные справки поступят в инспекцию с опозданием. Но это не повод для привлечения налогового агента к ответственности по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ.

Если первоначальные справки сданы вовремя (пусть и с ошибками), штраф в размере 200 руб. не применяется. Это подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 22 января 2016 г. № Ф04-29129/2015 , ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012 , Поволжского округа от 14 декабря 2010 г. № А55-12031/2010 ).

Другие советы, чтобы сдать справки по форме 2-НДФЛ,

«1С: Налогоплательщик 8»: Подготовка и отправка отчётных сведений о доходах физических лиц (2-НДФЛ)

Подготовка файла отчётности

Данные о доходах для отчётности по НДФЛ необходимо указывать в справочнике «НДФЛ - доходы и налоги». В конфигурации «Налогоплательщик» перейдите в справочник через меню «Журналы отчётности по физ. лицам» - «НДФЛ - доходы и налоги» (рис. 1).

В шапке окна укажите общие реквизиты, табличную часть заполнить списком работников. Список работников можно ввести методом подбора. Для каждого работника укажите дату дохода, при этом месяц налогового периода и период регистрации определятся автоматически.

Для ввода кода дохода НДФЛ используется справочник «Коды доходов НДФЛ» (рис. 2), содержащий стандартные предопределенные значения. В колонках «Код вычета» и «Сумма вычета» можно внести код вычета, соответствующий выбранному коду дохода НДФЛ, и сумму вычета. Если ставка дохода для физического лица или для выбранного дохода отличается от 13 % , исчисленная сумма налога рассчитывается автоматически в колонке «Сумма налога исчисленная». Размер налога по ставке 13 % следует указать в табличной части на закладке «НДФЛ по ставке 13 %» . Также на этой закладке укажите размеры личного вычета и вычета на детей. В табличной части на закладке «НДФЛ удержанный» укажите сведения об удержанных суммах НДФЛ.

Если при редактировании адреса проживания сотрудника, являющегося иностранным гражданином, отображается сообщение об ошибке, обновите конфигурацию «Налогоплательщика» до актуальной версии.

Формирование и отправка файла отчётности

Чтобы сформировать пачку форм 2-НДФЛ:

• перейдите в меню «Журналы отчётности по физ. лицам»;
• выберите «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (рис. 3).

В шапке формы укажите общие реквизиты.

Табличную часть документа заполните списком работников. Это можно сделать автоматически с помощью кнопки «Заполнить» или добавить сотрудника при помощи кнопки «Добавить».

Чтобы сформировать пачку документов в электронном виде, нажмите «Записать файл на диск» и выберите каталог выгрузки.

Чтобы выгрузить пачку документов в электронном виде в каталог интеграции с ПК «Спринтер», нажмите «Зашифровать и отправить в ИФНС».

Чтобы отправить пачку документов в электронном виде в налоговую инспекцию, перейдите в меню «Отправка» и нажмите «Отправить».

Уточнение сведений о доходах физических лиц за предшествующие налоговые периоды

Чтобы уточнить ранее представленные сведения, подайте новую «Справку» по форме 2-НДФЛ по данному физическому лицу.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговый агент сделал перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформите в виде новой «Справки» по форме 2-НДФЛ.

Важно! При составлении новой «Справки» взамен ранее представленной в полях «№ ____» и «от ____» рекомендуем указать № ранее представленной «Справки» и новую дату составления «Справки».

Справка 2-НДФЛ может понадобиться во многих ситуациях. Наибольшим распространением этот документ пользуется при получении кредита. Даже небольшие суммы займа предусматривают подтверждение официального дохода. Кроме этого, справка иногда необходима при оформлении визы, для подтверждения дохода в судебных органах и во многих других случаях. Делать каждый раз запрос налоговому агенту – работодателю – для получения этой документации не всегда удобно. Поэтому с конца 2017 года Налоговая служба России предоставила возможность получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет плательщика-физлица. Насколько это удобно и функционально, а также каков механизм, необходимо разобраться более детально.

Новый функционал личного кабинета налогоплательщика-физлица

Как сообщает официальный сайт Налоговой службы www.nalog.ru теперь форма 2-НДФЛ доступна не только для простого просмотра сведений о налогоплательщике, но и для скачивания её на компьютер.

Процесс получения справки 2-НДФЛ в личном кабинете достаточно прост:

2. Зайти во вкладку «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы».

3. Кликнуть курсором мыши на вкладку «Выгрузить с электронной подписью».

4. Указать папку на компьютере или ноутбуке для загрузки файла.

В итоге пользователь получает архивированную папку с файлами xml, p7s и pdf.

Саму справку о доходах личный кабинет предоставляет в 2-х видах:

1. PDF со встроенной цифровой подписью.

2. XML (в этом случае цифровая подпись идёт отдельно в виде файла p7s).

При необходимости электронные подписи легко проверить. Так:

• справку в формате XML анализируют на сайте госуслуг;
• документ PDF предусматривает установку дополнительного программного обеспечения на компьютер, чтобы убедиться в подлинности цифровой подписи.

Вариант получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет на сайте налоговой службы России по интерфейсу практически не изменился с прошлого раза, когда ФНС предлагала лишь ознакомление со сведениями о своих доходах. Единственное отличие, что сейчас документ действительно можно скачать на компьютер.

Внимание!

Формально использование скачанной справки 2-НДФЛ логично только в электронном виде. Она не совсем предназначена для распечатывания на бумаге, поскольку проверить подлинность в таком виде будет практически невозможно.

Читайте также С 2019 года введена абсолютно новая форма справки 2-НДФЛ

Для кого актуально получение справки онлайн: издержки

Учитывая тот момент, что справку 2-НДФЛ сайт Налоговой службы России предоставляет в электронном виде, область ее использования крайне ограничена. Несомненно, что этот документ – полноценный аналог бумажного варианта и имеет юридическую силу. Но при этом не всем налогоплательщикам удобно пользоваться подобным форматом. Это можно объяснить невозможностью самостоятельно преобразовать электронный вид в бумажный, а именно – распечатать как равноценный документ.

Пример №1

При заявке на кредит банк требует определенный пакет документов: паспорт, копию трудовой книжки, справку 2-НДФЛ и др. Обычно невозможно предоставить банку часть документации в электронном виде, а часть – в бумажном. В таком случае необходимо все документы отсканировать либо предоставлять бумажные оригиналы, включая 2-НДФЛ.

Вот другой пример, подтверждающий неактуальность справки о доходах даже в электронном виде.

В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые ор­ганы сведений о доходах и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимо­действии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгал­теру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок за­полнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.

В соответствии с новым Порядком могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган од­ним из трех способов:

• лично или через (в бумажном виде или на электрон­ном носителе);
• направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
• передать с применени­ем (только в элек­тронном виде).

Датой будет считаться:

• в первом случае - дата фактического представления;
• во втором - дата отправки по почте;
• в третьем - дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или

Отчетность в бумажном виде. Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.

Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на в двух экзем­плярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность пред­ставляется на электронном носителе.

Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не долж­но превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог пре­вышен, то придется формировать несколько файлов.

Отчетность через Интернет Представить 2-НДФЛ по телекоммуникаци­онным можно двумя способами (п. 21 Порядка):

• через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
• через