Корпоративная карта: кому и зачем она нужна. Корпоративные карты: расчеты и учет Правила использования корпоративных карт для сотрудников
Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Корпоративные карты
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!
Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой , так и кредитной .
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах ;
Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты Visa Business будет стоить 1 тыс. рублей.
Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей.
Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
- Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
- Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
- Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс.
- Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
- Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
- размер ущерба может быть оценен;
- вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
- оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
- размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
- работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
|
Примечание |
|||
|
Пополнение корпоративной карты |
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
||
|
Использование кредитных средств банка |
Для кредитной карты и овердрафта |
||
|
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте |
|||
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
||
|
25, 26, 44, 60, 76 |
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам |
Проводка делается на дату принятия отчета |
|
|
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
||
|
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника |
На дату получения отчета банка |
||
|
Начислены проценты за пользование кредитными средствами |
Для кредитных карт и овердрафта |
||
|
Погашен кредит по кредитной карте |
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
Е.В. Орлова,
заместитель генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"
Корпоративные пластиковые карты класса Business предназначены для выдачи сотрудникам организации и могут принадлежать к разным платежным системам: VISA, Eurocard/MasterCard.
С их помощью максимально оптимизируется и упрощается учет представительских и командировочных расходов, а также расходов, связанных с хозяйственным обеспечением организации. Они могут использоваться для расчетов с партнерами по бизнесу, имеющими оборудование для приема карт международных платежных систем.
Корпоративные карты: роскошь или необходимость?
В международной бизнес-практике используются несколько видов корпоративных карт:
Корпоративные карты для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E cards );
Корпоративные карты для оплаты издержек, связанных с обслуживанием корпоративного парка грузовых автомобилей (fleet cards );
Корпоративные закупочные карты (purchasing cards ), известные как procurement cards или p-cards , то есть карты материально-технического обеспечения для осуществления нерегулярных закупок канцелярских принадлежностей и других товаров для офиса.
Заметим, что в Российской Федерации около трех миллионов человек постоянно совершают деловые поездки. Тем не менее корпоративные карточки остаются своего рода эксклюзивом, поскольку они пока еще не получили большого распространения и не столь востребованы организациями, как того хотелось бы банкам. В основном корпоративные карты используются крупными организациями, занимающимися внешнеэкономической деятельностью. Большинство же организаций ограничивается зарплатными карточками для своих сотрудников. Это объясняется рядом причин.
О минусах…
Во-первых, многие организации не рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов, предпочитая вести учет по старинке.
Во-вторых, если корпоративная карта используется для оплаты командировочных расходов за границей, то операции по ней подпадают под действие законодательства о валютном регулировании и контроле. И организации приходится особенно тщательно следить за оформлением всей отчетности по таким операциям с приложением большого количества соответствующих первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, поскольку данные операции являются предметом прис-тального контроля со стороны Банка России и налоговых органов.
В-третьих, банки довольно часто предъявляют высокие требования к надежности корпоративных клиентов и определяют более жесткие условия обслуживания корпоративных карт. Например, устанавливаются высокие тарифы за обслуживание таких карт; на держателей корпоративных карт могут не распространяться дополнительные услуги (бесплатные и льготные страховки, дисконтные карты и пр.); на счет корпоративной карты часто не начисляются проценты.
В-четвертых, в определенных случаях использование корпоративных карт международных платежных систем связано с существенными налоговыми рисками. Не случайно в Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, содержится следующее разъяснение: "Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота". Несмотря на то что принцип рациональности законодательно не установлен, о нем надо помнить всегда - ведь, как говорится, "в булочную на такси не ездят"...
… И о плюсах!
Тем не менее для крупных организаций корпоративная карта является не только незаменимым средством расчетов при частых командировках сотрудников за пределы страны, оплате представительских и хозяйственных расходов, но и выгодной альтернативой чековой книжки.
Корпоративная карта класса Business является универсальной, то есть может использоваться как для операций по получению наличных денежных средств, так и для расчетов в точках торгово-сервисной сети. Причем, оплачивать покупки для организации можно на любую сумму, в том числе и на сумму, превышающую 60 000 руб., не опасаясь, что организацию обвинят в нарушении установленного лимита наличных расчетов с юридическими лицами за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Это связано с тем, что установленный Банком России лимит расчета наличными деньгами по одной сделке на безналичные расчеты по корпоративным картам не распространяется.
Напомним, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут также осуществляться наличными деньгами, если иное не установлено законом [п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)]. Правила осуществления расчетов устанавливаются Банком России [п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"].
Согласно п. 1 Указаний Банка России от 14.11.2001 N 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 руб. При этом указанный предельный размер относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. Об этом говорится в совместном письме Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
Перечисления с корпоративных карт признаются безналичными платежами. В перечне форм безналичных расчетов, приведенных в ст. 862 ГК РФ, платежи с использованием платежных карт не указаны, но этот перечень является открытым. Согласно ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" наличные денежные расчеты - это произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Отнесение расчетов с использованием платежных карт к безналичным платежам подтверждается также и мнением контролирующих ведомств, изложенным в письме Минфина России от 03.06.2003 N 04-05-12/60 и письме МНС России от 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.
Корпоративные карты, открытые организациями для своих сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляют от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной валюты на командировочные расходы. Сотрудники организации имеют возможность получить наличную иностранную валюту на командировочные расходы непосредственно в стране командирования, причем денежные средства будут списываться с карточного счета организации с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты.
Кроме того, в отличие от традиционных расчетов наличными при использовании корпоративных карт отсутствует риск, связанный с невыдачей сотруднику аванса на командировку, что является нарушением трудового законодательства и чревато наложением на должностных лиц организации административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) [ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ)]. Как известно, при направлении сотрудника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой [ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)]. Порядок возмещения вышеуказанных расходов установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей ТК РФ. Согласно п. 19 данной инструкции перед отъездом командированному сотруднику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, за который он должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки.
Несомненным преимуществом корпоративных карт является и то, что, даже если они открыты к рублевому счету организации, ими можно расплачиваться в валюте, будучи в зарубежной командировке (п. 4.6 Положения Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием", далее - Положение N 23-П). В этом случае деньги не зачисляются на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета. Это выгодно для организаций, направляющих сотрудников в загранкомандировки и не желающих открывать валютные счета.
Помимо возможности круглосуточного доступа к своему счету практически в любой точке мира, использование корпоративных карт класса Business дает существенную экономию наличных денежных средств организаций.
Корпоративные карты являются инструментом эффективного бюджетирования (budgeting ).
Система бюджетирования (budgeting) организации представляет собой совокупность взаимосвязанных видов бюджетов: операционного, инвестиционного и финансового.
Операционный бюджет состоит из бюджетов продаж, производства, закупок и др.
Инвестиционный бюджет включает бюджеты капитальных вложений, реализации внеоборотных активов, инвестиционных поступлений и др.
Финансовый бюджет - это совокупность бюджетов движения денежных средств, доходов и расходов и др.
Использование корпоративных карт предоставляет организации возможность контролировать процесс авторизации хозяйственных операций в части корпоративных расходов сотрудников благодаря ежемесячным выпискам по корпоративным платежам, дающим руководству организации исчерпывающую информацию относительно того, где и как часто сотрудники расходуют средства на корпоративные цели, а также точные суммы таких расходов, что, в свою очередь, позволяет устанавливать лимит активности корпоративных карт.
О чем говорят нормативные документы?
Основным документом, регламентирующим обращение корпоративных карт, является Положение N 23-П, согласно которому корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица.
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Корпоративная карта (Corporate Card) |
Банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Ответственность перед банком по этому счету несет юридическое лицо. |
Таким образом, корпоративная карта открывается юридическим лицам и предназначена для управления счетом юридического лица.
Организации предоставляют корпоративные карты своим сотрудникам для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов. Поэтому корпоративная карта - это фактически персонифицированное средство платежа , использование которого поз-воляет сотруднику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации.
Денежные средства на таких картах являются собственностью организации, а сами корпоративные карты оформляются на конкретных сотрудников , занимающихся закупкой материалов для основной деятельности и хозяйственных нужд либо часто выезжающих в командировки. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность.
Корпоративными могут быть как расчетная (дебетовая), так и кредитная карты. В зависимости от этого различается и их учет.
Карточный портфель: ключевые термины
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Расчетная (дебетовая) корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете юридического лица в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
|
Кредитная корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
Таким образом, эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счет в банке; во втором же случае банк фактически предоставляет организации кредит.
Для получения расчетной (дебетовой) корпоративной карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке. Это означает, что использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счете (СКС).
В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет ее держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.
Корпоративная карта оформляется непосредственно на имя материально-ответственного лица организации - держателя карты.
Обратите внимание: из-за высокой конкуренции на рынке пластиковых карт банки-эмитенты предлагают своим корпоративным клиентам все более низкие ставки за пользование кредитом по кредитным карточкам, например ниже 9,75 % годовых в рублях (то есть ниже, чем 3/4 действующей в настоящее время ставки рефинансирования Банка России) или ниже 9 % годовых в валюте . Согласно Указанию Банка России от 11.06.2004 N 1443-У с 15 июня 2004 года ставка рефинансирования Банка России установлена в размере 13 % годовых. Сотрудник организации, использующий корпоративную карту, может не беспокоиться об объяснениях с налоговой инспекцией по поводу исчисления налога с полученной материальной выгоды от супернизкой ставки за пользование кредитом [п. 2 ст. 212 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)], поскольку, как было уже сказано выше, денежные средства на корпоративной карте - это собственность организации. Соответственно, ни о каком начислении налога на доходы физических лиц на разницу ставок не может быть и речи при условии, что сотрудник организации тратит деньги на служебные расходы в соответствии с действующим порядком.
Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.
Корпоративные карты организации связаны с каким-либо одним ее специальным карточным счетом. На карточном счете может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита. Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.
Возможен выпуск нескольких корпоративных карт к одному карточному счету либо открытие индивидуального карточного счета для каждой корпоративной карты. Но обычно не допускается выпуск одной корпоративной карты на несколько человек.
Карточный счет может быть рублевым или валютным. Соответственно, корпоративные карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.
Ограничений на количество открываемых внутри одной организации карт не существует.
Корпоративные карты позволяют руководству организации детально отслеживать служебные расходы сотрудника.
Ответственность перед банком-эмитентом за ненадлежащее использование корпоративной карты несет юридическое лицо, на имя которого открыт специальный карточный счет, а физическое лицо - уполномоченный держатель карты отчитывается, в свою очередь, перед бухгалтерией организации за все расходы, произведенные по корпоративной карте, и составляет авансовый отчет. Поэтому снять деньги с корпоративной карты означает взять их под отчет.
В соответствии с Положением N 23-П юридическим лицам, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории Российской Федерации или за ее пределами.
Так, юридические лица - резиденты Российской Федерации могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:
- при осуществлении операций в рублях (общехозяйственные, командировочные и представительские расходы):
1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;
2) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;
3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;
- при осуществлении операций в валюте (только командировочные и представительские расходы):
1) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;
3) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
Это означает, что за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.
При совершении всех вышеперечисленных операций (кроме последних трех операций в валюте) в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.
Если расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, то при совершении операций в иностранной валюте, приведенных в последних трех пунктах, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.
Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в п. 1, 2, 4-8, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. При этом возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Юридические лица - нерезиденты могут осуществлять вышеперечисленные операции с использованием корпоративных карт, приобретенных у российских эмитентов, со счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации, открытых в соответствии с инструкцией Банка России от 12.10.2000 N 93-И "О порядке открытия уполномоченными банками банковских счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации и проведения операций по этим счетам", за исключением:
1) безналичной оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
При совершении операций с использованием корпоративных карт в случае отсутствия денежных средств на счете клиента осуществление расчетов по таким операциям производится посредством предоставления клиенту кредита на соответствующую сумму на условиях договора между банком-эмитентом и клиентом.
Основные документы, регулирующие использование организациями корпоративных карт
ГК РФ - глава 45 "Банковский счет", глава 46 "Расчеты";
ТК РФ - ст. 56, 166-168;
НК РФ - п. 7 ст. 171, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 238, п. 2 ст. 250, п. 1 ст. 252, подпункты 12, 22 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 264, подпункт 6 п. 1 ст. 265, п. 42 ст. 270, подпункт 7 п. 4 ст. 271, подпункты 5, 6 п. 7 ст. 272;
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле";
Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности";
Закон РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей" - ст. 10 и 12;
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
Положение Банка России от 03.10.2002 N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации";
Положение Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием";
Инструкция Банка России от 28.04.2004 N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц";
Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденное приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н;
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н;
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", применяемая в части, не противоречащей ТК РФ.
Организационные особенности взаимоотношений с банком эмитентом
Для осуществления обслуживания корпоративной карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее специальный карточный счет. Это может быть:
Договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт; или
Генеральное соглашение о предоставлении в пользование корпоративной карты, например VISA (EUROCARD/MASTERCARD) (дебетовая или кредитная); или
Договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты.
К договору прикладывается список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.
Если российская организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, она должна представить следующий комплект документов для открытия специального карточного счета:
1) копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;
2) нотариально заверенная копия учредительного договора;
3) нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
4) копия решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенная печатью организации;
5) нотариально заверенная карточка с образцами подписей - на каждый счет;
6) заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);
7) нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;
8) копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации;
9) список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
10) анкета клиента (установленного формата), подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;
11) заявление на открытие счета - на каждый счет;
12) договор банковского счета;
13) доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);
14) заявление-обязательство (установленного формата) с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;
15) копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;
16) нотариально заверенная копия лицензии на занятие соответствующим видом деятельности для юридических лиц, являющихся финансовыми организациями (то есть предоставляющими услуги финансового характера - инвестиционные фонды, факторинговые компании, товарные и валютные биржи, брокерские организации, оперирующие на фондовом рынке, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды и т.д.).
На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.
Особенности учета операций с корпоративными картами
Итак, как мы уже выяснили, корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Поэтому снятие держателем корпоративной карты - сотрудником организации денежных средств с карты приравнивается к выдаче денег под отчет.
Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально-ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Целесообразность списания денежных средств с корпоративной карты подтверждается руководителем организации при утверждении авансового отчета.
По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов.
Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый - вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий - передается в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет кассир-операционист предприятия торговли (услуг).
Карточный портфель: пополнение знаний
|
Операции с использованием корпоративных карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и т.д.), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. Слип, квитанция платежного терминала, чек ККТ, квитанция банкомата имеют статус первичного документа клиента (его доверенного лица) и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов между эмитентом и клиентом. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) в пунктах выдачи наличных средств (ПВН) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор ПВН; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; сумму комиссии эквайрера за совершение операции (если имеет место); код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты; подпись кассира. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) на предприятии торговли (услуг) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор предприятия; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты. Обязательные реквизиты квитанции банкомата
- идентификатор банкомата; дата совершенной операции; сумма операции; валюта операции; код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции; реквизиты банковской карты и счета, допустимые правилами безопасности. |
Обратите внимание: согласно п. 5.11 Положения N 23-П банк имеет право требовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт. Причем если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения N 23-П).
Для обслуживания корпоративной карты открывается СКС, деньги на который по распоряжению организации зачисляются с ее расчетного или ссудного счета. СКС относится к специальным счетам в банках и учитывается на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".
Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 51 "Расчетные счета" - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 52 "Валютные счета" - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты. Валютные операции по специальным карточным счетам в иностранной валюте должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и ПБУ 3/2000;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;
Д-т 66, субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", К-т 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии.
Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт;
Д-т 91-2 "Прочие расходы" К-т 51 "Расчетные счета" - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.
Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (подпункт 15 п. ст. 265 НК РФ).
В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующими записями:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 55, субсчет "СКС", - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг;
Д-т 71 К-т 55, субсчет "СКС", - отражено снятие наличных держателем корпоративной карты.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" если покупатель расплачивается с помощью корпоративной банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные корпоративными картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет предприятия торговли (услуг).
В то же время сумма покупки должна быть указана в Z-отчете (итоговом чеке, пробиваемом кассиром-операционистом в конце каждого рабочего дня). Это означает, что данные Z-отчета не совпадут с суммой наличных денежных средств, поступивших в кассу предприятия торговли (услуг). Согласно действующему порядку кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и вместе с дневной выручкой должен сдать ее по приходному ордеру в кассу предприятия торговли (услуг) или непосредственно инкассатору банка. В такой ситуации приходный ордер должен быть выписан на фактическую сумму наличных денежных средств, находящихся в кассовом аппарате на основании п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, ут-вержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, и письма УМНС России по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251. Соответственно, в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) сумма покупки, оплаченной корпоративной картой, должна быть отражена по графе 13 (Сдано/оплачено по документам).
При расчетах банка с предприятием торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием банковских карт (эквайринг), в бухгалтерском учете предприятия торговли (услуг) производятся следующие записи:
Д-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" К-т 90 "Выручка", субсчет "Выручка от безналичных продаж", - отражена задолженность за товары, оплаченные корпоративными банковскими картами;
Д-т 57 "Переводы в пути" К-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражена передача банку по электронной почте реестра слипов;
Д-т 51 К-т 57
- отражено зачисление на расчетный счет денежных средств, числившихся в пути (на основании Положения Банка России N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации").
24.12.2004 № 266-П.
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:
Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
Прописать в учетной способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).
Положение о порядке использования корпоративных карт
В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.
Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.
В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:
Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
Лимиты по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
Порядок держателями карт по израсходованным суммам;
Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
Порядок действий при утрате карты;
Виды за нарушение порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Перечень операций по карте
| Вид операции | Цель расходов | Территория | |
| РФ | за пределами РФ | ||
| Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты | + | - | |
| Командировочные и расходы | + | - | |
| Безналичный расчет в рублях корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | + | - |
| + | - | ||
| Наличные, снятые в с корпоративной карты | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
| Командировочные и представительские расходы | - | + | |
| Безналичный расчет в валюте корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
| Командировочные и представительские расходы | - | + | |
Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.
У кого есть право на использование корпоративных карт в компании
Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.
Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.
Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.
Ознакомьте сотрудников с положением под роспись
Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.
Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).
Хранение, выдача и возврат корпоративных карт
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.
Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:
Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
Руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.
Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.
Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.
Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.
В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении с виновным подотчетным лицом.
Журнал учета движения корпоративных карт
Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).
Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.
Образец ведения журнала смотрите ниже.
Как отчитаться за потраченные деньги
Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.
Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.
Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Также компания вправе разработать собственную учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.
Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.
К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.
